Slimmer werken begint bij bewust kiezen

De mythe van meer technologie doorprikt

"Dat thema stond voor mij ook centraal in het webinar ‘Slimmer werken’ van KPN, waar ik gastspreker was. Daar ging het over hoe slimme technologie werk versnelt. Een actueel en belangrijk onderwerp, juist omdat veel organisaties voelen dat het anders moet. De druk neemt toe, de arbeidsmarkt is krap, klanten verwachten meer en veranderingen volgen elkaar sneller op. Tegelijkertijd willen we productiever zijn zonder kostbare tijd te verliezen of mensen verder uit te putten. Dan klinkt “slimmer werken” als een logische oplossing. Maar de praktijk is weerbarstiger. Want slimmer werken is niet hetzelfde als sneller doorwerken, maar als bewuster omgaan met de tijd die je hebt.

Zo'n misverstand kom ik nog steeds vaak tegen. Alsof slimmer werken neerkomt op efficiënter vergaderen, sneller mailen of meer automatiseren. Natuurlijk, dat helpt. Maar als we eerlijk zijn, lossen we daarmee zelden het echte probleem op. In veel organisaties is het namelijk niet het gebrek aan technologie dat in de weg zit, maar het gebrek aan samenhang. We digitaliseren losse onderdelen, terwijl het geheel nog steeds piept en kraakt. En precies daar gaat onnodig veel tijd verloren."

Van digitale transformatie naar echte verandering

"Want wat we digitale transformatie noemen, is in werkelijkheid meestal organisatietransformatie. Technologie is daarin een belangrijke enabler, maar nooit het vertrekpunt. Het gaat uiteindelijk om de vraag hoe je als organisatie relevant blijft in een wereld waarin klanten, markten en werk continu veranderen. Slimmer werken is dan ook geen operationeel thema, maar een strategisch thema dat direct raakt aan hoe je tijd vrijmaakt in je organisatie.

Veel gevestigde organisaties zijn ingericht op controle, voorspelbaarheid en efficiëntie. Dat heeft ze vaak veel gebracht. Maar in een dynamische wereld werkt die logica steeds minder goed. Wat gisteren slim was, kan morgen vooral traag blijken. Ik gebruik daarvoor vaak de metafoor van de olietanker en de speedboot. De olietanker is krachtig en stabiel, maar verandert langzaam van koers. De speedboot is klein, snel en wendbaar. Organisaties die slimmer willen werken, zullen iets van beide in zich moeten hebben: de schaal van de tanker én de beweeglijkheid van de speedboot. Dat vraagt om meer dan een digitale werkplek of een nieuw AI‑platform. Het vraagt om versnellen zonder grip te verliezen.

Het vraagt om keuzes. Om leiderschap. Om het lef om processen ter discussie te stellen die ooit logisch waren, maar nu vooral onnodige complexiteit en tijdverlies toevoegen. Om het vermogen om niet alleen te vragen: hoe kunnen we harder werken?, maar vooral: waarom werken we eigenlijk op deze manier? Slimmer werken betekent dat je durft te snoeien in overbodige afstemming. Dat je medewerkers ruimte geeft om zelfstandig beslissingen te nemen. Dat je technologie inzet om frictie weg te halen, zodat werk sneller loopt, niet om extra lagen toe te voegen. En misschien nog wel belangrijker: dat je het werk organiseert vanuit klantwaarde in plaats van vanuit interne structuren. Daar gaat het in mijn ogen vaak mis. Organisaties willen wel vernieuwen, maar niet echt veranderen. Ze willen innovatie, maar zonder ongemak. Ze willen slimmer werken, maar laten bestaande routines ongemoeid. Dan krijg je een moderne buitenkant met een ouderwetse binnenkant. Mooie woorden, maar weinig echte versnelling."

Slimmer werken vraagt om ander gedrag

"Slimmer werken vraagt daarom om een andere mindset. Niet alles zelf willen beheersen, maar vertrouwen organiseren. Niet denken in functies en afdelingen, maar in ketens en samenwerking. Niet sturen op aanwezigheid, maar op resultaat. Niet technologie stapelen, maar versimpelen om tijd terug te winnen in de werkdag.

En ja, daar speelt technologie een grote rol in. Zeker. AI, automatisering en data kunnen enorm helpen om werk slimmer in te richten. Maar alleen als helder is welk probleem je ermee oplost. Zonder die scherpte wordt technologie al snel een extra laag drukte. Dan zijn we niet slimmer aan het werk, maar verliezen we juist tijd aan het managen van alle digitale tools. Dat is een belangrijk onderscheid."

Meer tijd en betekenis: waar het écht om draait

"Het raakt wat mij betreft ook aan een bredere vraag waar veel organisaties vandaag mee worstelen: hoe zorgen we dat werk niet alleen efficiënter, maar ook betekenisvoller wordt? Want slimmer werken gaat niet alleen over productiviteit. Het gaat ook over werkplezier, eigenaarschap en het vermogen om als organisatie te blijven leren. De beste organisaties zijn niet per se de organisaties met de meeste technologie, maar de organisaties die technologie weten in te zetten om ruimte te creëren voor mensen.

Slimmer werken is dus geen lifehack. Geen toolkit. Geen los programma naast de dagelijkse realiteit. Het is een keuze om werk opnieuw te ontwerpen rondom wat er werkelijk toe doet, zodat tijd weer iets wordt wat je hebt in plaats van iets wat je mist. En misschien is dat wel de belangrijkste vraag voor iedere leider vandaag: zijn we bezig met slimmer werken — of alleen met het digitaliseren van bestaande inefficiëntie?

Want wie die vraag echt durft te stellen, zet de eerste stap naar meer tijd, meer focus en echte vooruitgang."