Maar die Microsoft-licentie? Grote kans dat daar in de tussentijd weinig aan veranderd is. Een groeiend bedrijf heeft niet automatisch een zwaarder Microsoft 365-pakket nodig. Maar check wel af en toe of je licentie nog past bij hoe je werkt.
Niet groter, maar anders
Bij Microsoft 365 is het verleidelijk om de pakketten als een soort trap te zien. Basic voor het kleine bedrijf en Standard als je wat groter wordt. En Premium zodra het serieus begint te worden. Maar zo werkt het niet helemaal.
Al die Microsoft 365-varianten zijn namelijk bedoeld voor organisaties tot maximaal 300 gebruikers. Ook Microsoft 365 Apps for Business heeft die grens. Je personeelsaantal bepaalt dus niet welk abonnement je nodig hebt.
Het verschil zit ‘m vooral in wat je medewerkers nodig hebben en wat je als organisatie wilt beheren en beveiligen. Werkt iedereen alleen in de browser? Moeten medewerkers Word en Excel ook lokaal gebruiken? Wil je zakelijke laptops centraal beheren? En wil je ingrijpen als een account of apparaat zich verdacht gedraagt?
Dát zijn de vragen die bepalen of je huidige licentie nog past.
De Microsoft 365-licenties op een rij
Voor de meeste mkb-bedrijven zijn 4 Microsoft 365 Business-varianten relevant. Daarboven bestaan uitgebreide enterprise-abonnementen voor organisaties met andere schaal- of securitybehoeften.
En E5 dan? E5 is het meest uitgebreide enterprise-pakket van Microsoft. Maar het is geen automatische 'volgende trede' na Business Premium. Microsoft 365 E5 heeft onder meer verdergaande XDR-, identity-, compliance-, databeschermings- en analysefuncties. Heb je meer dan 300 gebruikers? Dan moet je sowieso naar enterprise-licenties kijken. Maar ook dan is E5 niet automatisch de juiste keuze.
Wanneer past je licentie niet meer?
Stel: je begon met 10 mensen op kantoor. Inmiddels werkt iedereen 2 dagen per week thuis. Of je hebt inmiddels 50 laptops en telefoons in omloop. Niemand weet precies wie welk apparaat gebruikt. Dan wordt centraal apparaatbeheer ineens veel relevanter dan toen iedereen dagelijks achter hetzelfde bureau werkte.
Ander voorbeeld: een grote klant stelt je een vraag. Hoe voorkom je dat iemand met een onbekend apparaat bij gevoelige gegevens komt? Met eenvoudige multifactorauthenticatie ben je dan misschien niet klaar. Je wilt bijvoorbeeld regels instellen op basis van gebruiker, apparaat en situatie. Business Premium biedt daar meer mogelijkheden voor dan Standard, dankzij Intune en Entra ID P1.
Het aantal medewerkers is dus niet de bepalende factor bij de keuze voor je licentie. Het gaat veel meer om inhoudelijke afwegingen.
Goed om te weten: de best passende licentie kan ook een eenvoudigere zijn dan je nu hebt. Betaal je al jaren voor Premium, maar zijn functies als apparaatbeheer en Defender nooit ingericht? Mogelijk heb je die functies eingelijk niet nodig.
Vaak is het dan tijd om goed in te richten wat je al hebt ingekocht.
Je beveiliging detecteert iets. Maar wie kijkt ernaar?
Heb je de beveiligingsopties van Business Premium wel gekocht, maar niet ingeregeld? Dat betekent natuurlijk niet automatisch dat je ze niet nodig hebt.
Business Premium bevat bijvoorbeeld Microsoft Defender for Business, dat apparaten beschermt en bedreigingen detecteert. Microsoft levert daarnaast bescherming voor e-mail, identiteit en toegang. Maar stel dat zo'n systeem iets verdachts signaleert. Dan moet iemand bepalen wat er aan de hand is en of actie nodig is. Bij een bescheiden onderneming is daar niet altijd iemand voor beschikbaar.
Daar komt Managed Detection and Response, of MDR, in beeld. Je Microsoft-omgeving wordt dan continu bewaakt. Meldingen worden beoordeeld, en bij een daadwerkelijke dreiging wordt er ingegrepen. We hebben onze
Daarvoor hoef je dus niet automatisch naar Microsoft 365 E5 over te stappen. Heb je Business Premium? Dan richten we KPN MDR juist in op de beveiligingsmogelijkheden die daar al in zitten.
Wanneer kijk je opnieuw naar je Microsoft-licentie?
Je Microsoft 365-licentie hoeft niet ieder kwartaal op de directieagenda. Maar er zijn logische momenten dat je ‘m opnieuw tegen het licht houdt. Bijvoorbeeld als je team flink groeit of hybride werken de norm wordt. Of als medewerkers meer eigen apparaten gebruiken of klanten strengere beveiligingseisen stellen. En als je organisatie met nieuwe wet- en regelgeving te maken krijgt.
Een licentie die 5 jaar geleden prima paste, past vandaag precies goed. Maar dan is het prettig als dat een bewuste keuze is. En geen toevalstreffer waar 5 jaar lang niemand meer naar heeft gekeken.