Doe een IT-schoonmaak tijdens de vakantie: 10 slimme controles voor mkb-bedrijven
Net zoals je een bedrijfspand of wagenpark regelmatig onderhoud geeft, heeft ook je digitale werkomgeving af en toe een grote schoonmaak nodig. Dat voorkomt storingen, verkleint veiligheidsrisico's en zorgt ervoor dat iedereen na de vakantie weer soepel aan het werk kan. Met deze digitale checklist van 10 praktische controles geef je je IT een frisse start.
1. Ruim oude accounts op
Klinkt voor de hand liggend, toch wordt het vaak vergeten: oude accounts opschonen! In de loop der jaren ontstaan er vaak gebruikersaccounts die eigenlijk niet meer nodig zijn. Denk aan oud-medewerkers, stagiairs, tijdelijke krachten of externe leveranciers.
Controleer daarom welke accounts nog actief zijn en verwijder accounts die niet meer worden gebruikt. Minder actieve accounts betekent ook minder ingangen voor cybercriminelen.
2. Controleer wie waar toegang toe heeft
Veel medewerkers krijgen in de loop van de tijd toegang tot steeds meer systemen en bestanden. Maar heeft iedereen die rechten nog wel nodig?
Loop gebruikersrechten na en kijk kritisch naar toegang tot bijvoorbeeld financiële gegevens, HR-documenten of klantinformatie. Hoe minder onnodige toegangsrechten, hoe kleiner het risico op fouten of datalekken.
3. Installeer updates
Software-updates worden nog wel eens uitgesteld (of gebeuren niet automatisch) omdat medewerkers midden in hun werk zitten. Tijdens de zomervakantie is daar vaak meer ruimte voor. Controleer daarom juist nu of alle apparaten en systemen up-to-date zijn. Denk verder dan alleen computers, dus:
- Laptops en desktops
- Smartphones en tablets
- Servers
- Wifi-apparatuur (routers, wifi-versterkers, enz)
- Printers
- Zakelijke software
Updates lossen niet alleen bugs op, maar dichten vaak ook beveiligingslekken.
4. Kijk welke apparaten nog in gebruik zijn
Staan er nog oude laptops of telefoons op de zaak geregistreerd? Of zijn er apparaten kwijtgeraakt of vervangen zonder dat ze uit beheer zijn gehaald?
Nu is een geschikt moment om een actueel overzicht te maken van alle zakelijke apparaten. Dat helpt niet alleen bij het beheer, maar voorkomt ook dat ongebruikte apparaten ongemerkt een beveiligingsrisico vormen.
5. Ruim bestanden en opslag op
Gedeelde schijven en cloudopslag raken na verloop van tijd vol met oude bestanden, dubbele documenten en afgeronde projecten. Ruim op waar dat kan en archiveer informatie die je wil bewaren. Je hoeft niet alles meteen weg te gooien, maar bestanden of mappen die al 5 jaar niet gebruikt zijn, kan je prima archiveren in een back-up. Dat maakt bestanden makkelijker terug te vinden en voorkomt onnodige opslagkosten.
6. Voer een hersteltest uit met back-ups
Een back-up is pas waardevol als je gegevens ook daadwerkelijk terug kan zetten. Gebruik de rustige zomerperiode om een hersteltest uit te voeren. Zo weet je zeker dat belangrijke bedrijfsgegevens beschikbaar blijven als er iets misgaat door een storing, ransomware of menselijke fout.
7. Loop je beveiliging nog eens na
Cyberdreigingen veranderen voortdurend. Daarom is het verstandig om regelmatig te controleren of je beveiliging nog op orde is. Loop bijvoorbeeld deze punten na:
- Is tweestapsverificatie overal ingeschakeld?
- Draait antivirussoftware nog op alle apparaten?
- Zijn firewallinstellingen nog actueel?
- Zijn oude VPN-accounts verwijderd?
Gebruik je oplossingen voor endpointbeveiliging of netwerkbeveiliging? Dan is dit ook een goed moment om de instellingen en meldingen te controleren.
8. Werk je IT-documentatie bij
Goede documentatie bespaart veel tijd als er een storing ontstaat of als een collega afwezig is. Controleer daarom of informatie zoals wachtwoordprocedures, netwerktekeningen, leveranciers, licentieoverzichten en contactgegevens nog actueel zijn.
9. Bekijk je softwarelicenties kritisch
Veel bedrijven betalen ongemerkt voor software die nauwelijks meer wordt gebruikt. Controleer welke abonnementen nog actief zijn; welke licenties dubbel zijn en welke applicaties niemand meer gebruikt. Dat levert regelmatig een besparing op.
10. Kijk alvast vooruit naar na de zomer
Een IT-schoonmaak is ook een mooi moment om vooruit te kijken. Misschien zijn er verouderde laptops die nodig aan vervanging toe zijn? Is de wifi nog snel genoeg? Past je telefonie nog bij de manier waarop je werkt? Of wil je na de zomer aan de slag met AI of extra cybersecurity? Door nu alvast een wensenlijst te maken, start je na de vakantie met een duidelijk plan.
Een frisse start na de zomer
Een IT-schoonmaak kost tijd, maar betaalt zich vaak snel terug. Je digitale werkomgeving wordt overzichtelijker, veiliger en beter voorbereid op de drukte na de vakantie.
Heb je zelf geen IT-afdeling? Dan kan een IT-partner helpen bij onderhoud, beveiliging en het beheren van je digitale werkplek. Zo weet je zeker dat je bedrijf ook na de zomer veilig en zorgeloos door kan werken.
