Nu we meer met elkaar e-mailen dan ooit tevoren is het verstandig om je mailbox op orde te houden. Dus opschonen die boel, breng meer structuur aan en laat je niet langer afleiden door het e-mailmonster. Met deze tips lukt het.
1. Check niet te vaak je mail
Het lijkt zo simpel, maar veel mensen laten zich er toch door verleiden: de hele tijd kijken of ze nieuwe mail hebben. Sterker, gemiddeld checken we tussen de 10 en 15 keer per uur onze inbox. De meeste mensen laten hun mailprogramma op de achtergrond openstaan waardoor inkomende mail direct voor afleiding zorgt. Slechts weinigen kunnen de verleiding weerstaan om niet direct te checken wat de baas, collega of klant te melden heeft. Veel beter is het om je mail helemaal uit te zetten en op vaste tijden te controleren. Probeer het maar eens, je zult verbaasd zijn hoeveel tijd je overhoudt.
2. Zet die notificaties uit
Doordat we tegenwoordig allerlei programma’s gekoppeld hebben aan onze mail krijgen we steeds meer notificaties binnen. Melding van YouTubefilmpjes waar je op geabonneerd bent, commentaar op filmpjes die je zelf gemaakt hebt, notificaties van Facebook, notificaties van LinkedIn… om gek van te worden. Zet ze allemaal uit en bekijk op gezette tijden je social media. Er is geen reden om deze bijzaken verweven te laten raken met je zakelijke mail.
3. Meld je af
Nieuwsbrieven. Ooit waren ze fijn als overzicht van relevante onderwerpen, maar ongemerkt ben je er op meer geabonneerd dan je lief is. Neem zo nu en dan de tijd om ze kritisch door te lopen en maak de overweging hoe vaak je ze daadwerkelijk opent. Dien je echt vijf verschillende nieuwsbrieven van dagbladen te ontvangen of is één wekelijks overzicht genoeg? En welke nieuwsbrieven gaan ongezien de prullenbak in? Opschonen die boel.
4. Maak een goede mappenstructuur
De meeste mailprogramma’s hebben al een indeling. Gmail heeft bijvoorbeeld al standaard Primair, Social en Reclame als tabjes. Daarnaast kun je in alle mailprogramma’s extra mappen of labels aanmaken. Handig is bijvoorbeeld om de mappen Archief, Read (voor mail die je nog eens rustig wilt nalezen) en Tasks (voor mails die nog een actie vereisen) aan te houden. Daarnaast kun je natuurlijk nog andere mapjes aanmaken, maar doe dit met mate. Een teveel aan mapjes zorgt voor overbodige ballast.
5. Behandel mail volgens een vast protocol
Zelfs als je je mail op gezette tijden controleert, is het verstandig om een vast protocol aan te houden. Je hoeft namelijk niet op iedere mail te antwoorden of per se met iedere e-mail direct aan de slag te gaan. Het beroemde boek Gettings Things Done van David Allen behandelt hiervoor een hele handige methode. Allen gaat uit van de vier D’s: Delete, Do, Delay en Delegate.
Delete. Deze is eenvoudig. Scan de mail en als ‘ie weg kan meteen verwijderen.
Do. Als je een mail beantwoorden je niet meer dan één à twee minuten kost, kun je actie ondernemen. Kost het meer tijd dan gaat dit mailtje automatisch over naar…
Delay. Deze mail zou je dus in je map ‘Tasks’ kunnen plaatsen omdat deze meer aandacht en uitwerking vraagt. Je komt hier later op terug, als je de tijd ervoor hebt.
Delegate. Deze mails zijn zogenaamde forward-mailtjes die beter voor iemand anders bestemd zijn. Geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en markeer deze eventueel om later te checken of en hoe dit is gebeurd.
6. Spam is bijna altijd spam
Een spammap is er niet voor niets. Deze map kun je bijna ongezien legen of links laten liggen omdat hij voor 95 procent volloopt met onzinnige mail van Saoedische prinsen die 4,5 miljoen dollar aan je willen overmaken. We zeggen bewust ‘bijna’ want soms glipt er weleens een belangrijke mail van een contactpersoon of nuttig bedrijf tussendoor. Negen van de tien keer ligt dat aan de afzender en niet aan jou.
Een spammail die toch geen spammail blijkt, kun je simpelweg aanmerken als ‘geen spam’ en verslepen naar je inbox. Komen de mails van een en dezelfde afzender vaker in je spambox, dan is het zaak de afzender hiervan op de hoogte te stellen. Wellicht kunnen die aan hun kant hun mailserver eens onder de loep nemen.
Lees ook: Productief thuiswerken met 11 thuis van een thuiswerkcoach
