Werken op afstand: hoe gaat dat en wat is ervoor nodig?

Thuiswerken heeft een enorme vlucht genomen. Ook een nieuwe vorm van werken op afstand is in opkomst. Steeds vaker gaan mensen geheel locatie-onafhankelijk werken: aan de Spaanse Costa, in een flat in Berlijn of in een hutje op Bali. Ze leveren gewoon hun prestaties terwijl ze op reis zijn, in co-working spaces werken of in een exotisch oord verblijven. Overal in de wereld waar snel en betrouwbaar internet is, kun je een locatie onafhankelijke werkplek opzetten.

De digitale nomade is geboren. Sommige IT-bedrijven vinden het prima als hun mensen ver van kantoor hun werk doen, zolang hun productiviteit er maar niet onder lijdt. Geografische afstanden doen er steeds minder toe.  

Locatie-onafhankelijk werken biedt voordelen

Veel medewerkers vinden het heerlijk als ze van hun werkgever de mogelijkheid krijgen op afstand te werken. Ze besparen op woon-werkverkeer en telewerkers kunnen een betere balans vinden tussen werk en privé. Die flexibiliteit verhoogt de tevredenheid en bindt hen meer aan het bedrijf. Bovendien kunnen bedrijven hierdoor overal ter wereld talenten vinden. Het spaart buitenlandse werknemers soms hoge huren en verhuiskosten uit. Als de medewerkers wonen in landen met lage kosten voor levensonderhoud, houden ze meer van hun salaris over.   

Tijdens de coronacrisis is duidelijk geworden dat het werken buiten kantoor geen probleem hoeft te zijn.  Dat geldt zeker voor beroepen die geen fysieke aanwezigheid vereisen, zoals IT en consultancy.   

Soepele overgang naar thuiswerken

Vooral bij bedrijven die al gedeeltelijk in de cloud werken, verliep de overgang naar thuiswerken soepel. Dankzij tools waarmee medewerkers altijd, overal en op elk apparaat productief zijn, kon alles draaiende worden gehouden. 

Microsoft 365 bleek een uitkomst voor kantoorwerkers. Voor bijvoorbeeld leraren kwam er software waarmee op afstand les kan worden gegeven. Daarbij vereisten meer ondersteuning, licenties, privacy en beveiliging extra aandacht. 

Lees ook: thuiswerken zal ook na de coronacrisis blijven

Communicatie-tool Teams

Met de communicatie-tool Teams konden groepen effectief met elkaar blijven samenwerken. Ook online vergaderingen, virtuele meetings en zakelijk videobellen werden snel normaal. Onderling overleg verliep doorgaans zonder problemen. 

De contacten met collega’s verloren misschien aan spontaniteit, maar daartegenover staat dat er efficiënter werd gecommuniceerd. Ook kunnen mensen zich vaak beter concentreren wanneer ze niet omringd zijn door lawaaierige collega’s.  

Bring your own device 

Het locatie-onafhankelijk werken vereist in het algemeen geen bijzondere hardware. Bij het uitbreken van de corona-pandemie zorgden werkgevers snel voor geschikte apparatuur zoals laptops en beeldschermen. Ook werden beter beveiligde smartphones van de zaak verstrekt. Sommige organisaties staan medewerkers toe om op afstand met hun eigen apparatuur te werken. 

Bring your own device (BYOD) heeft voor- en nadelen. Werknemers vinden het vaak prettig zakelijk met dezelfde spullen te werken als privé. Wie thuis gewend is een MacBook te gebruiken, zal ook gauw zakelijk de voorkeur geven aan een Apple. Eigen apparatuur voelt beter. Daar komt bij dat sommige medewerkers het beste van het beste wensen. Je bent ook productiever met hardware waar je vertrouwd mee bent. Bovendien scheelt het de werkgever de aanschaf van apparatuur. Allemaal redenen om thuis voor BYOD te kiezen.  

Risico’s BYOD opvangen

Maar er kleven ook behoorlijke gevaren aan BYOD. Zo wordt het wel eng als medewerkers persoonlijke data van klanten en andere privacygevoelige gegevens op privé-apparatuur zitten te verwerken. De risico’s worden groter.  

Werkgevers moeten checken of al die BYOD-spullen wel veilig zijn. Dat is lastig, want de controlemogelijkheden zijn minder als iemand op grote afstand zit te werken. Een extra risico ontstaat wanneer persoonlijke en zakelijk activiteiten slecht van elkaar zijn gescheiden.  En wat gebeurt er met bedrijfsgegevens bij verlies of diefstal?  

Regels en beleid

Ondernemers moeten strakke regels maken voor BYOD. Het gebruik van privéspullen mag alleen met toestemming vooraf van de network administrator. Verder moeten spelregels worden opgesteld waar ieder zich strikt aan dient te houden. Het is verstandig tweefactorauthenticatie in te stellen voor de toegang tot het netwerk. 

Spreek ook af waar data worden opgeslagen. Het is belangrijk dat data veilig worden uitgewisseld tussen het apparaat van de thuiswerker en het bedrijfsnetwerk. Uit oogpunt van veiligheid en compliance kan ook monitoring gewenst zijn. Maar dat kan niet zomaar, hier zitten veel haken en ogen aan.  

Veiligheid

Probleem bij locatie-onafhankelijk werken is toch vooral de veiligheid. Bedrijven hebben hun kantoor doorgaans extra beveiligd. Bij thuiswerken is daar zelden sprake van, laat staan bij open wifi-netwerken. VPN-verbindingen (virtual private network) zorgen voor een veiligere ‘pijp’ naar het kantoornetwerk. Verder moeten de servers van een bedrijf voldoende capaciteit hebben om al die thuiswerkers te kunnen bedienen. 

Ook de inrichting van de (thuis)werkplek behoort mede tot de verantwoordelijkheid van de werkgever. Niet alleen geschikte spullen zijn daarbij van belang, maar ook de inrichting en ergonomie van de werkplek. Geen overbodige luxe is een beleid voor het werken op afstand. Regels en voorwaarden voorkomen uitglijders. Maak afspraken over het gebruik van beveiligde wifi, de juiste manier van inloggen en het bezoek aan bepaalde sites.  

Gerelateerde artikelen