8 november 2016

Verlengt u die licenties even?

Softwarelicenties verlopen. Niets nieuws onder de zon. Gaat u ze verlengen? Ditmaal hebt u een goed alternatief te overwegen: Windows 10. Dit is gelijk de laatste keer dat u zo’n grote migratie uitvoert, daarna houdt het zichzelf actueel met kleine updates. De overstap klinkt groot, maar de voordelen zijn dat ook. Dus luidt de vraag niet óf u overstapt, maar wanneer. Daar moet u vandaag al over nadenken.

Of u nu direct overstapt of er bewust voor kiest dat uit te stellen, u ontkomt niet aan grondige overwegingen. Neem nu de cloud. De voordelen zijn evident – kosten, flexibiliteit – maar er zijn een paar harde noten te kraken. Over wetgeving en privacy bijvoorbeeld, over infrastructuur, want uw verbindingen worden intensiever gebruikt. En blijven uw applicaties wel geschikt? Daar kunt u zich beter nu al op voorbereiden.

Over de voordelen van Windows 10 hebt u ongetwijfeld al veel gelezen. Hoe u zich op de overstap voorbereid is andere koek. Zo moet u uw gehele applicatielandschap overzien, de lopende ICT-projecten, de bedrijfsstrategie, werkprocessen en uw mensen. Schat in welke impact Windows 10 daar allemaal op heeft. Kan uw organisatie het al aan? Als u nog bergen moet verzetten, kunt u tijd kopen. Door de huidige licenties te verlengen met 1 jaar en ondertussen uw organisatie voor te bereiden. Dit artikel begon met zo’n simpele vraag. Maar het antwoord vraagt een grondige analyse en heeft veel gevolgen.

Iedereen aan boord

Gelukkig staat u in deze keuze niet alleen. De impact overschrijdt de grenzen van de ICT-afdeling. Betrek daarom uw collega’s, zij kunnen u helpen.

  • De directie. Zij weet welke organisatiedoelen en omgevingsfactoren nu en in de toekomst gelden. Samen kunt u bepalen welke ICT-capaciteiten daarbij passen.
  • De CIO of CSO. Hij kan beoordelen welke beveiliging gepast is en onder welke voorwaarden de overstap naar de cloud verstandig is.
  • Juridische zaken of de privacy officer. Zij weten wat is toegestaan rond privacy van medewerkers en klanten. Moet de data bijvoorbeeld fysiek in Nederland blijven?
  • De eindgebruikers. Zij weten hoe ICT hun werk kan verbeteren. Stel een reference board op met een afvaardiging uit alle gebruikersgroepen en vraag hun input.

Bekijk het totaalplaatje

Wat ook helpt: u niet verliezen in elke afzonderlijke overweging, maar juist het geheel bekijken. Kijk bijvoorbeeld niet alleen naar de kosten van de licenties, maar naar het bedrag onderaan de streep. Want stapt u over, dan worden hardware en support goedkoper, net als housing en hosting. Maar is er juist weer meer inspanning nodig voor infrastructuur en adaptie. En wat levert deze nieuwe ICT de organisatie op? Het kan zomaar de productiviteit doen stijgen of de business een boost geven. Neem al deze factoren in overweging. En overzie het geheel.

Auteur: Koos Zwart, informatie-architect

Gerelateerde artikelen