Werk is niet langer iets wat je in je eentje doet. Teams komen centraal te staan in de manier waarop taken worden verricht. De moderne werkplek heeft de behoefte doen ontstaan aan nieuwe communicatietools die medewerkers van uiteenlopende pluimage beter met elkaar laten samenwerken.
De trend verschuift richting geïntegreerde apps waarbij de meeste communicatie in chatvorm plaatsvindt. Tools voor Unified Communications (UC) hebben in korte tijd de werkvloer veroverd.
Microsoft Teams, onderdeel van Office 365, is de nieuwe ster aan de communicatiehemel. Geen enkele zakelijke applicatie van ‘s werelds grootste softwarebedrijf is ooit zo snel gegroeid als Teams. Het succes van deze oplossing heeft zelfs Microsoft verbaasd. Men had nooit gedacht dat Teams in zo’n tempo het bedrijfsleven zou veroveren.
Het succes van Microsoft Teams
‘Meer dan 500.000 bedrijven gebruiken Teams,’ stelt Edwin Rademaker, productmanager cloud communications Microsoft bij KPN. Hij was een van de sprekers tijdens KPN’s Digital Dutch Xperience over de Modern Workplace in Zoetermeer. Van de honderd grootste Amerikaanse ondernemingen gebruiken er 91 Teams. En er zijn al honderdvijftig organisaties met meer dan tienduizend gebruikers.
Anderhalf jaar geleden was Slack nog de populairste tool. Vooral starters en snel opkomende bedrijven draaiden hun business op Slack. Maar inmiddels is Slack door Microsoft Teams voorbijgestreefd. Daarnaast is Skype for Business online overbodig geworden. In 2021 gaat de stekker uit deze online versie van Skype. De migratie van Skype naar Teams is dan ook in volle gang.
Teams en het nieuwe, digitale werken
Teams blijkt prima te passen bij het nieuwe werken en leven. Om wendbaarder te worden en sneller te innoveren wordt het werk opgedeeld in projecten. Per project wordt een team gevormd dat vaak bestaat uit een kleine vaste kern aangevuld met tijdelijke werknemers, parttimers, zzp’ers, consultants en andere externen. Daar komt bij dat teams regelmatig wisselen van samenstelling. Ook de zogenoemde gig-economie waarin kortetermijncontracten en freelancers de overhand hebben, geeft de nieuwe app van Microsoft vleugels.
Edwin Rademaker, product manager cloud communications Microsoft bij KPN, noemt Teams dé plaats om samen te werken. In essentie gaat het om op chat gebaseerde samenwerking in Office 365. Teams is één knooppunt voor teamwerk dat behalve chat ook e-mail en agenda, sites en bestanden alsmede videovergaderen en voice omvat. Per project worden ‘communities’ gevormd waarbij ook externen zijn te betrekken. Met deze oplossing kunnen teamleden op elk gewenst moment en vanaf iedere locatie met welk apparaat dan ook met elkaar communiceren. Op elke apparaat heeft men dezelfde ervaring; of het nu een laptop, tablet of smartphone betreft. Teams is een volledig cloud-gebaseerde oplossing.
Whitepaper Modern Workplace
Benieuwd naar de vier elementen van de moderne werkplek én welke stappen u kunt ondernemen om de moderne werkplek succesvol in te zetten?
DownloadChat vervangt bellen en mailen
Telefonie speelt in dit geheel slechts een ondergeschikte rol. “Chat gaat het bellen vervangen”, voorspelt Rademaker. Ook e-mail is op zijn retour. Teams zorgt ervoor dat het aantal mails dat wordt verzonden afneemt. De populariteit van Teams nadert met grote stappen die van Outlook. De product manager van KPN noemt chat een goed alternatief voor het ‘oude’ mailen. In mails is het lastig zoeken. Bovendien voorkomt chat dat je communiceert met de verkeerde mensen en die onnodig lastigvalt. Bij mails bestaat namelijk de neiging veel collega’s in de cc te zetten die niet (meer) bij het project zijn betrokken.
Teams werkt veel fijnmaziger. De communicatie via die app is namelijk sterk context gedreven. Kanalen vormen het ‘hart’ van de samenwerking in groepen. Chat is mogelijk van de ene persoon naar de andere. Je kunt met elkaar inzichten en documenten delen. En net als bij WhatsApp kan je ook heel goed de hele groep hierin betrekken.
Overzichtelijk
Door in kanalen te werken worden de conversaties in (project)groepen overzichtelijk. Je vindt daarin de mening terug van ieder die iets over een bepaald onderwerp te zeggen heeft. Onder handbereik liggen alle documenten die daarmee te maken hebben. Alle deelnemers hebben altijd de laatste versie van zo’n bestand bij de hand. Omdat vanuit de cloud wordt gewerkt, zijn de bestanden immer up to date. Een ander voordeel is dat het zoekwerk vermindert. Alle benodigde documenten zijn per project gerangschikt.
Via de kalender kan je bovendien meteen de Meetings in. Bellen zit als tabblad in de Teams-client. Aan een conversatie is ook gemakkelijk video toe te voegen. Je kunt de desktop delen, ook met iemand die bijvoorbeeld in de auto zit. Aan vergaderingen via Teams is net zo gemakkelijk vanuit een apparaat in de vergaderzaal als vanuit een laptop of mobieltje deel te nemen. Ook zijn er hoofdtelefoons en losse luidsprekers die hiervoor geschikt zijn. In elke maat, voor elke ruimte en voor elke manier van werken is een reeks gecertificeerde apparaten beschikbaar. KPN toont die ook in zijn Digital Dutch Xperience in Zoetermeer.
Whitepaper 'Dit is de datadriven werkplek'
Ontdek in dit whitepaper alle nieuwe mogelijkheden van de moderne werkplek en hoe u gebruik kunt maken van de inzichten die een datadriven werkplek u verschaft.
DownloadBeter communiceren
Volgens Rademaker verbetert Teams de communicatie aanzienlijk. De app vermindert het totale aantal en de duur van de vergaderingen. Bovendien verlopen de vergaderingen vlekkeloos; de techniek werkt heel betrouwbaar. Teams vermindert ook het aantal communicatiemiddelen en Microsoft zorgt ervoor dat het programma met steeds meer apps van derden integreert.
KPN helpt bedrijven met de overstap naar Teams. Behalve met de techniek wordt ook assistentie geboden met de adoptie. Ludy Bronsema, portfolio strategist digital workplace, raadt aan wel een soort etiquette-regels rond Teams af te spreken. Je moet voorkomen dat een wildgroei aan Teams en kanalen ontstaat. De nieuwe manier van werken moet niet betekenen in dat je opeens 60 kanalen hebt. Bronsema: “Ook is het raadzaam om afspraken te maken over het delen van documenten in Teams.” Verder moet rekening worden gehouden met de verschillen tussen generaties. De ene generatie communiceert weer anders dan de andere. Sommigen zullen echt moeten leren werken met Teams. Je kunt zo’n app niet over de schutting gooien en aannemen dat iedereen ermee gaat werken. Per team valt overigens inzicht te krijgen in de mate van gebruik. Als er in een team weinig gebeurt zie je dat in de app terug. Vanuit hr is te zien waar de mensen mee bezig zijn.
Microsoft Teams bij KPN
Benieuwd naar wat KPN kan beteken bij het inzetten van Microsoft Teams voor de moderne werkplek? Bekijk dan de mogelijkheden voor KPN Werkplek Grootzakelijk, of voor KPN EEN MKB Werkplek of neem contact op.
