Dit is waarom jouw bedrijf Microsoft 365 zou moeten gebruiken
“Kijk hier: een collega was twee weken op vakantie en vroeg aan Microsoft Copilot om een catch-up te geven van wat ze had gemist”, vertelt eigenaar Willem Ellemeet van ICT-consultancybedrijf WilroffReitsma. “Ze hoefde daarvoor niks van tevoren in te schakelen. Je vraagt het aan Copilot in gewone mensentaal en dan krijg je een handig overzicht als dit.”
Op het scherm verschijnt een overzicht met onder meer een presentatie van een collega, een overeenkomst die tijdens de vakantie werd afgesloten en e-mails die volgens Copilot extra aandacht vragen.
“Op dit moment is er al een hoop mogelijk”, vertelt Willem. “Je kan bijvoorbeeld een transcriptie maken van een vergadering en die samen laten vatten door Copilot. En als je wil levert die daar ook nog een mooie PowerPoint-presentatie over.”
WilroffReitsma ondersteunt organisaties bij de moderne werkplek, data en automatisering, telecom en security. De klanten variëren van kleine bedrijven tot organisaties met honderd medewerkers.
Merknaam is soortnaam
Willem Ellemeet heeft de Microsoft 365-suites in zijn loopbaan zien uitgroeien tot de Spa Rood van de kantoorsoftware: de merknaam is de soortnaam geworden. Wie online vergadert heeft een ‘Teams-meeting’ en je maakt ‘een Powerpoint’ als je aan de slag gaat met een presentatie.
“Vroeger kocht je als ondernemer een Word- of Excelpakket. Daar deed je dan een tijd mee en drie versies later schafte je weer een nieuwe aan. Inmiddels is Microsoft 365 volledig Software as a Service (SaaS) en worden alle applicaties continu beter. Daarnaast zijn de beveiligingstools van Microsoft écht goed. Daarmee verklein je enorm het riscio op, bijvoorbeeld, een datalek of andere cybersecurity gevaren.”
Microsoft 365 is voor veel organisaties niet meer weg te denken. Toch benutten veel bedrijven slechts een deel van de mogelijkheden die het platform biedt. “MS 365 is veel meer dan alleen een mailtje tikken of een Excelletje in elkaar draaien”, merkt Willem op.
“Je doet jezelf en je bedrijf enorm tekort als je geen gebruik maakt van een Business Premium of Enterprise-versie van Microsoft 365. Zeker op het gebied van security.”
Slimmer werken met 365
Wat maakt ‘365’ dan allemaal mogelijk? Willem: “Denk aan de integratie van applicaties en systemen, bijvoorbeeld
En het écht goed inzetten van AI-tools als Copilot,
Dat slimmer werken zit hem ook in het automatiseren van taken, vervolgt Willem. “Kijk bijvoorbeeld naar Microsoft Power Automate, waarmee je op een makkelijke manier je bedrijfsprocessen kan optimaliseren en automatiseren. En Power Apps, waarmee je applicaties voor jezelf en voor je klanten kan maken zonder dat je code hoeft te kunnen schrijven.
Daarnaast is het steeds belangrijker om je bedrijfsdata goed te classificeren en te ontsluiten. Dat is de enige manier om AI écht goed in te gaan zetten. Nu hebben veel MKB’s enkel een bak met bestanden, waarbij er hooguit een paar apart gezet zijn als ‘vertrouwelijk’. Maar dat classificeren kan en moet veel uitgebreider.”
Het labelen van data kan je volgens Willem het beste binnen Microsoft-platforms doen, want dan loop je het minste risico wat je beveiliging betreft: “Stel, een enthousiaste medewerker denkt ‘ik doe dat even met een extern tooltje’. Dan loop je het risico dat je privacygevoelige informatie naar een onbeveiligde omgeving verplaatst. En dat mensen van buiten bij wijze van spreken zo de salarisstroken van je medewerkers in kunnen zien.
Microsoft 365 biedt uitgebreide mogelijkheden tot dataclassificatie, dus kijk vooral naar wat het jouw onderneming kan bieden.”
Strategisch partner
WilroffReitsma werkt als strategisch partner samen met KPN. Daardoor krijgen klanten extra mogelijkheden om Microsoft 365, telefonie en security centraal te beheren.
Willem: “Dan hebben we het niet alleen over bellen via Teams of vast bellen op mobiel. Onze samenwerking betekent ook dat onze klanten een superoverzichtelijke gebruikersomgeving krijgen. Daarin is snel duidelijk wie welke licenties heeft bijvoorbeeld. Of het nu gaat om producten en diensten van ons of van KPN. En alles erin is makkelijk aan te passen.”
Daarnaast levert de samenwerking tussen WilroffReitsma en KPN ook andere voordelen op die van grote waarde kunnen zijn voor klanten. “Neem de beschikbaarheid van de tool SuperVision. Daarmee maken we een basisinstelling van securityregels voor de Microsoftomgeving van de klant en dat over al onze beheerde klanten.
Stel er verandert iets in de instellingen, waardoor de online veiligheid in gevaar komt. Dan zien we met SuperVision razendsnel waar de afwijking zit. En brengen we in no-time de instellingen terug naar hoe ze horen.”
Veiligheid voorop
Online veiligheid is een belangrijke reden voor de onderneming om samen te werken met grote spelers als KPN en Microsoft. “Ik zeg altijd tegen klanten: de kans dat je ooit wordt aangevallen is 100 procent. Het enige dat je kan doen is zorgen dat je je beveiliging zo goed mogelijk regelt. Binnen de financiële en technische mogelijkheden die passen bij je bedrijf.
De basis-veiligheid van Microsoft 365 is al enorm goed. Maar je moet je 365-suite zo inrichten dat je optimaal gebruik maakt van die mogelijkheden. Dat is een van de redenen dat we samenwerken met KPN. Dat heeft zelf ook een uitgebreide security-afdeling die zaken signaleert. KPN helpt ons zo om de veiligheid van onze klanten te verbeteren.
Ik zeg niet dat we de ‘magic bullet’ hebben om elke cyberdreiging de kop in te drukken, maar samen staan we sterk!”
De eigenaar van WilroffReitsma vergelijkt deze tijd met eind jaren 90, toen mensen zich in
Voor de meeste MKB’ers vormen die nu nog geen absolute noodzaak. Maar die oplossingen kunnen hen in de toekomst wél helpen. Het is belangrijk voor elke ondernemer om daar nu al serieus naar te kijken.”
