Dit is waarom jouw bedrijf Microsoft 365 zou moeten gebruiken
“Kijk hier: een collega was twee weken op vakantie en vroeg aan Microsoft Copilot om een catch-up te geven van wat ze had gemist”, vertelt eigenaar Willem Ellemeet van ICT-consultancybedrijf WilroffReitsma. “Ze hoefde daarvoor niks van tevoren in te schakelen. Je vraagt het aan Copilot in gewone mensentaal en dan krijg je een handig overzicht als dit.”
Op het scherm verschijnt een overzicht met onder meer een presentatie van een collega, een overeenkomst die tijdens de vakantie werd afgesloten en e-mails die volgens Copilot extra aandacht vragen.
Het is een praktisch voorbeeld van hoe Microsoft 365 verandert. Waar het platform ooit vooral draaide om kantoorsoftware, komen samenwerking, automatisering, kunstmatige intelligentie en cybersecurity steeds dichter bij elkaar.
WilroffReitsma ondersteunt organisaties bij de moderne werkplek, data en automatisering, telecom en security. De klanten variëren van kleine bedrijven tot organisaties met honderd medewerkers.
Merknaam is soortnaam
Willem Ellemeet heeft de Microsoft 365-suites in zijn loopbaan zien uitgroeien tot de Spa Rood van de kantoorsoftware: de merknaam is de soortnaam geworden. Wie online vergadert heeft een ‘Teams-meeting’ en je maakt ‘een Powerpoint’ als je aan de slag gaat met een presentatie.
Maar achter die bekende programma's schuilt inmiddels veel meer. “Vroeger kocht je als ondernemer een Word- of Excelpakket. Daar deed je dan een tijd mee en drie versies later schafte je weer een nieuwe aan. Inmiddels is Microsoft 365 volledig Software as a Service (SaaS) en worden alle applicaties continu beter.
Voor mkb-bedrijven betekent dat dat nieuwe functies en beveiligingsverbeteringen regelmatig beschikbaar komen, zonder dat je steeds een compleet nieuw softwarepakket hoeft aan te schaffen.
Toch gebruiken veel organisaties nog maar een deel van de mogelijkheden. “MS 365 is veel meer dan alleen een mailtje tikken of een Excelletje in elkaar draaien”, merkt Willem op.
Slimmer werken met Microsoft Copilot
Een van de grootste ontwikkelingen binnen Microsoft 365 is de komst van AI. Met Microsoft 365 Copilot kun je bijvoorbeeld informatie uit documenten en gesprekken terugvinden, teksten opstellen of vergaderingen laten samenvatten.
“Je kan bijvoorbeeld een transcriptie maken van een vergadering en die samen laten vatten door Copilot. En als je wil levert die daar ook nog een mooie PowerPoint-presentatie over.”
Voor organisaties waar medewerkers veel tijd besteden aan administratie, overleg en informatie zoeken, kunnen zulke toepassingen waardevol zijn.
Wel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de verschillende Copilot-varianten. Niet alle AI-functies zijn standaard inbegrepen bij iedere Microsoft 365-licentie. Voor uitgebreide integratie met bijvoorbeeld zakelijke e-mails, documenten en vergaderingen kan een aanvullende Microsoft 365 Copilot-licentie nodig zijn.
Volgens Willem kunnen deze mogelijkheden juist voor kleinere organisaties interessant zijn. “En het écht goed inzetten van AI-tools als Copilot, ook beschikbaar voor het MKB. Daarmee zet je grote stappen als het gaat om productiviteit, bereik en efficiency.”
Microsoft Power Automate en Power Apps
Slimmer werken draait niet alleen om AI. Microsoft 365 biedt ook mogelijkheden om terugkerende werkzaamheden te automatiseren en verschillende systemen met elkaar te verbinden. Denk aan een melding in Teams wanneer een nieuwe klantaanvraag binnenkomt, het automatisch verwerken van gegevens of het stroomlijnen van goedkeuringsprocessen.
“Kijk bijvoorbeeld naar Microsoft Power Automate, waarmee je op een makkelijke manier je bedrijfsprocessen kan optimaliseren en automatiseren. En Power Apps, waarmee je applicaties voor jezelf en voor je klanten kan maken zonder dat je code hoeft te kunnen schrijven.”
Ook de combinatie met andere zakelijke systemen biedt kansen. Willem noemt de koppeling tussen Teams en CRM-systemen, waardoor klantgegevens toegankelijker worden voor medewerkers. En met Power BI kun je bedrijfsgegevens analyseren en overzichtelijk visualiseren.
Welke koppelingen en automatiseringen mogelijk zijn, hangt af van de gebruikte applicaties en licenties. Maar de gedachte erachter is eenvoudig: minder tijd besteden aan terugkerende handelingen en meer ruimte creëren voor werk dat echt aandacht verdient.
Goede AI begint bij goed databeheer
Wie AI wil inzetten, moet ook nadenken over de manier waarop bedrijfsinformatie wordt opgeslagen en gedeeld. Want hoe handig Copilot ook is, de kwaliteit en veiligheid van de resultaten hangen mede af van de informatie waartoe medewerkers toegang hebben.
“Daarnaast is het steeds belangrijker om je bedrijfsdata goed te classificeren en te ontsluiten. Dat is de enige manier om AI écht goed in te gaan zetten. Nu hebben veel MKB’s enkel een bak met bestanden, waarbij er hooguit een paar apart gezet zijn als ‘vertrouwelijk’. Maar dat classificeren kan en moet veel uitgebreider.”
Daarmee raakt AI direct aan cybersecurity. Medewerkers moeten eenvoudig kunnen samenwerken, maar vertrouwelijke informatie mag niet zomaar bij de verkeerde personen terechtkomen.
Willem waarschuwt bijvoorbeeld voor medewerkers die zonder overleg externe AI-tools gebruiken. Daarbij kunnen bedrijfsgegevens onbedoeld in een omgeving belanden waar de organisatie onvoldoende controle over heeft.
Microsoft biedt mogelijkheden om gegevens te classificeren, toegang te beheren en gevoelige informatie te beschermen. Welke functies beschikbaar zijn, verschilt per licentie en inrichting.
Microsoft 365 beveiligen
Een digitale werkplek is pas echt waardevol als medewerkers er veilig gebruik van kunnen maken.
Microsoft 365 beschikt over verschillende beveiligingsmogelijkheden, waaronder bescherming tegen phishing, apparaatbeheer en toegangsbeveiliging. Met name Microsoft 365 Business Premium biedt voor het mkb uitgebreide mogelijkheden om de beveiliging centraal te organiseren.
Maar de aanschaf van een licentie alleen is niet voldoende. “De basis-veiligheid van Microsoft 365 is al enorm goed. Maar je moet je 365-suite zo inrichten dat je optimaal gebruik maakt van die mogelijkheden.”
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het instellen van multifactorauthenticatie, het beperken van toegangsrechten, het beveiligen van apparaten en het controleren van verdachte activiteiten.
Ook de gekozen licentie speelt een rol. Niet iedere Microsoft 365-versie beschikt over dezelfde beveiligingsfunctionaliteit.
Strategisch partner
WilroffReitsma ondersteunt organisaties bij hun moderne werkplek, data en automatisering, telecom en security. Het bedrijf werkt daarbij als strategisch partner samen met KPN. Die samenwerking helpt klanten om Microsoft 365, telefonie en beveiliging overzichtelijk te beheren.
Willem: “Dan hebben we het niet alleen over bellen via Teams of vast bellen op mobiel. Onze samenwerking betekent ook dat onze klanten een superoverzichtelijke gebruikersomgeving krijgen. Daarin is snel duidelijk wie welke licenties heeft bijvoorbeeld.”
Een ander voorbeeld uit de samenwerking is SuperVision. Daarmee kan WilroffReitsma beveiligingsinstellingen binnen beheerde Microsoft-omgevingen controleren en afwijkingen signaleren.
“Stel er verandert iets in de instellingen, waardoor de online veiligheid in gevaar komt. Dan zien we met SuperVision razendsnel waar de afwijking zit. En brengen we in no-time de instellingen terug naar hoe ze horen.”
Voor ondernemers betekent dat vooral dat zij niet alles zelf hoeven uit te zoeken. Een goed ingerichte en beheerde digitale werkplek helpt risico's te beperken en maakt het eenvoudiger om nieuwe mogelijkheden verantwoord te gebruiken.
De digitale werkplek van morgen
Willem vergelijkt de ontwikkeling van Microsoft 365 met de opkomst van de mobiele telefoon eind jaren negentig. Ook toen vroegen veel mensen zich af waarom ze zo'n apparaat nodig zouden hebben.
Hetzelfde ziet hij gebeuren met AI, automatisering en de beveiligingsmogelijkheden van moderne werkplekken. Niet iedere toepassing is vandaag al noodzakelijk voor ieder bedrijf. Maar wie nu onderzoekt welke mogelijkheden waarde toevoegen, is beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.
“Voor de meeste MKB’ers vormen die nu nog geen absolute noodzaak. Maar die oplossingen kunnen hen in de toekomst wél helpen. Het is belangrijk voor elke ondernemer om daar nu al serieus naar te kijken.”
