Videobellen is vaste prik geworden bij de transitie naar hybride werken. Online vergadertools als Microsoft Teams vallen niet meer weg te denken. De software werkt prima en er wordt regelmatig nieuwe functionaliteit toegevoegd. Toch kunnen videoconferenties met deelnemers thuis en op kantoor beter verlopen.
Om efficiënter en prettiger hyrbide te kunnen werken, is de juiste hardware nodig. Denk daarbij aan een tweede scherm naast de laptop, een headset, een betere webcam en andere luxe video-oplossingen. Ook handig is een standaard waarop je je laptop kunt zetten om beter in beeld te komen.
Werkomgeving optimaal inrichten met hardware
Josi Oberstadt, consultant Teams en Anywhere365 bij KPN, gidst u door het sterk uitbreidende landschap van hardware. Er is veel keuze. En de vernieuwing gaat snel. Handige features die het videobellen leuker maken worden toegevoegd. Speciaal voor het bellen met Teams dient zich een nieuwe generatie randapparatuur aan. Een kleine investering doet al wonderen.
Het wordt daarom hoog tijd om na te gaan hoe je je werkomgeving optimaal kunt inrichten voor het videovergaderen. Om hybride te kunnen werken zijn zowel thuis als op kantoor aanpassingen nodig. Veel gebruikers van videobel-apps waren na het uitbreken van de pandemie aangewezen op de apparatuur die ze thuis al hadden. Maar al gauw werden de beperkingen hiervan duidelijk. De webcam boven aan het laptopscherm werkte niet denderend. De oortelefoon afkomstig van de smartphone klonk blikkerig. Sinds ook schoolgaande kinderen thuis bleven, was er veel lawaai huis. Alles was behelpen. Na een aantal maanden thuiswerken merkten veel mensen dat het toch niet zo handig was tegen een monitor aan te kletsen.
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?
DownloadGoede headset: voorkom echo’s en geluidseffecten
Sommige thuiswerkers kregen apparatuur van kantoor mee of mochten van hun baas een kwalitatief betere headset kopen. Gaandeweg groeide het besef dat goede apparatuur bevorderlijk is voor het verloop van videovergaderingen. Ook bij het onderhouden van contacten met klanten is het belangrijk professioneel over te komen. Voor een goede videovergadering is dus meer nodig dan werkende audio en een camera. Krijg je vaak klachten over het geluid, dan valt een goede headset te overwegen. Hiermee zijn echo's en andere vervelende geluidseffecten te voorkomen.
Met name het wegfilteren van lawaai op de achtergrond is handig. Josi: “Oortjes van mobiele telefoons pikken al het geluid op en dat geeft veel onrust. Moderne headsets halen veel omgevingsgeluid weg, zeker als je de optie ruisonderdrukking in Teams gebruikt.” Waarborg voor een goede kwaliteit zijn headsets die 'Teams certified’ zijn. Daar zit ook een Teams-knop op waarmee je een aantal functies kunt activeren, zoals het openen van de applicatie. Er bestaan modellen met een oorschelp en stereo headsets, al dan niet draadloos.
Lees ook: Thuiswerken: de zes populairste tools voor online vergaderen
Investeer in webcam
Ook de webcam is een punt van aandacht. De betere webcams bieden Full HD video (1080p) of zelfs 4K. Bij een online sollicitatie zie je er dan beter uit. Draadloze webcams geven meer bewegingsvrijheid dan bekabelde. Autofocus garandeert altijd scherpe beelden. Bij sommige modellen past de helderheid zich aan bij weinig licht. De microfoon kan al dan niet zijn ingebouwd. Bij duurdere modellen, zoals de Poly Studio P5, zit een 4x zoomfunctie. In combinatie met een hoogwaardige headset heb je prima audio en video.
Ook zijn er kits die bestaan uit een webcam en een luxe speakerphone voor op tafel. Die bieden een beter geluid dan een laptop. Met een tweede scherm krijg je een beter beeld. Dell komt binnenkort voor thuisgebruikers met speciale Teams-monitoren van 24 en 27 inch met een 4K-camera en Teams-knop.
Inrichten van video-vergaderruimtes
Behalve thuis kan ook op kantoor veel worden verbeterd om lekker te kunnen videovergaderen. Voor ad-hoc vergaderingen worden zogenoemde huddle rooms ingericht, kleine open ruimtes of kamers. Pakweg drie tot zes personen kunnen zich daar even terugtrekken, aangevuld met Teams-gebruikers die op afstand werken.
Volgens Josi is er momenteel veel vraag naar video-oplossingen voor gebruik in deze brainstorm ruimtes.
Teams Room systemen
Het goedkoopst zijn losse usb-videobars die geen computer aan boord hebben. De gastheer van de vergadering moet daar via de usb-aansluitingen zijn laptop en camera aan vast koppelen. De Poly Studio usb-videobar is een voorbeeld van zo'n videobar.
Daarnaast zijn er Microsoft Teams Room-systemen die op Android draaien. Die beschikken over een Android-computer met daarop een Teams client. Iets hoger in prijs liggen room-systemen waar je een kleine Windows-computer bij krijgt die bijvoorbeeld achter een wand valt te plaatsen. Deze apparaten geven op je scherm de rijkste en meest complete Teams-ervaring.
Lees ook: Nieuwe update Microsoft Teams boordevol innovaties
Microsoft Surface Hub
De vierde en hoogste categorie bestaat uit de Microsoft Surface Hub en verwante schermen. Zo’n hub bestaat uit een luxe monitor met aanraakscherm die over extra functies voor videobellen beschikt, een camera, speakers en een ingebouwde Windows-computer.
Sharp biedt een lager geprijsde oplossing, een vergaderscherm voor samenwerking in groepen. Door het ontbreken van intelligentie in het scherm is dit alternatief goedkoper. Het systeem gaat ervan uit dat de organisator van de meeting zijn eigen laptop meeneemt. Computers van andere medewerkers zijn daar gemakkelijk op aan te sluiten.
Verschillende Teams Room-systemen: let op omvang ruimte
Bij de keuze van Teams Room-systemen moet je letten op de omvang van de ruimte. Het is geen one-size-fits-all. Voor Teams-gebruik in kleine ruimtes biedt Yealink de VC210 (Android). De Poly Studio X30 zit in dezelfde klasse en is geschikt voor groepen tot zes personen. Voor grotere ruimtes is er de Poly Studio X50.
In de categorie van kleinere Teams-roomsystemen met Windows-minicomputer, usb videobar en aanraakbediening noemt Oberstadt de Yealink MVC500 II. Iets kleiner is het bereik van de MVC400. Voor grotere ruimtes is er de MVC800 die een 12x optische zoomcamera bezit. De groothoeklens geeft een breed beeld. De hele boardroom wordt dan zichtbaar. Achtergrondgeluiden worden weggefilterd.
