Het aantal bedrijven dat medewerkers in de cloud laat werken groeit sterk. De verwachting is dat op den duur al het kantoorwerk met applicaties wordt gedaan die ‘ergens op internet’ staan. Welke cloudtoepassingen zijn er zoal en wat zijn de voordelen?
Via de cloud kan je gemakkelijker samenwerken en thuiswerken. De software en bestanden die je daarmee maakt, zijn online overal bereikbaar. Bovendien kunnen ze vanaf elk apparaat worden gebruikt, of het nu een bureaucomputer, laptop, smartphone of tablet betreft. Voor de laatste twee categorieën zijn bovendien specifieke apps beschikbaar om de gebruikerservaring op ieder apparaat zo goed mogelijk te maken. Dankzij de cloud kun je dus op elke werkplek goed werken, of je nu op kantoor zit of op een hotelkamer. Welke toepassingen zijn er?
Microsoft Office 365
Een goed voorbeeld van kantoorsoftware die steeds meer online wordt gebruikt is Office 365. Dit softwarepakket wordt als een abonnementsdienst aangeboden voor een vast bedrag per maand. Microsoft heeft hiermee de richting naar het werken in de cloud ingezet. Applicaties zoals Word, Excel en Outlook zijn desgewenst zonder installatie direct vanuit de cloud te starten. De gebruiker werkt altijd met de laatste versie en hoeft dus niet meer te wachten tot zijn bedrijf de update heeft geïnstalleerd.
De grootste vernieuwing die Office de laatste tijd heeft doorgemaakt, is dat je er veel gemakkelijker mee kunt samenwerken, niet alleen intern maar ook extern. Het kost weinig moeite meer om in groepsverband aan een tekst te werken of samen met een collega op een ander kantoor een spreadsheet bij te werken. Het delen van bestanden is een fluitje van een cent geworden.
Vrij nieuw is Teams, een soort chat voor zakelijke gebruikers dat het gebruik van e-mail overbodig maakt. In korte tijd is Teams uitgegroeid tot dé communicatietool. Hiermee kan je direct navigeren naar de chats van de teams waar je lid van bent en de kanalen die per project bestaan. Ook is het mogelijk bijbehorende documenten online te bekijken.
Office 365 laat niet alleen de werknemers slimmer en gemakkelijker werken, maar biedt ook de organisatie zelf grote voordelen. Het beheer is eenvoudiger geworden. Ook zijn besparingen en meer efficiency mogelijk, maar dit is niet altijd het geval. Het productiviteitsplatform biedt verder tools die het werken veiliger maakt. Microsoft verzorgt ook het technisch beheer. Office 365 Business Premium wordt meest gebruikt. Deze dienst is beschikbaar vanaf 10,50 euro per maand.
Microsoft OneDrive
Nauw gekoppeld aan Office 365 is OneDrive voor Bedrijven, eveneens een product van Microsoft. Die dienst is handig voor online opslag en samenwerken. ‘Content collaboration’ gaat er makkelijker door. Bij het chatten in Teams worden de bestanden in OneDrive opgeslagen. Met een clouddienst als OneDrive heb je altijd al je bestanden bij de hand ongeacht de locatie en het apparaat dat je gebruikt.
Bovendien is er geen risico op verlies van bestanden door diefstal of beschadiging van apparaten. Alternatieven zijn onder meer Google Drive, Dropbox en Apple iCloud. Voordeel van OneDrive is dat die dienst optimaal samenwerkt met andere Microsoft-diensten. Er is sprake van een volledige integratie. Via de webbrowser kan de gebruiker Office-documenten maken en bewerken, zelfs wanneer op zijn apparaat geen Office staat geïnstalleerd.
OneDrive biedt de mogelijkheid effectief met collega’s, klanten en zakelijke partners samen te werken. Je bepaalt wie wat mag inzien en of iemand ook een bestand mag bewerken. Van de vier grote clouddiensten wordt Microsoft OneDrive zakelijk het meest gebruikt. Deze dienst kost 4,20 euro per maand. Daarvoor krijgt de gebruiker 1TB (terabyte) aan gegevensopslag.
Visiepaper: 'Cloud & Digitale Transformatie'
Digitale Transformatie is de omslag die organisaties moeten maken om te kunnen voortbestaan in een wereld die steeds sneller en digitaler wordt. Ontdek in dit whitepaper de mogelijkheden die de cloud biedt.
DownloadBack-Up Online
Bij het gebruik van Office 365 is aanvullende back-up bepaald geen overbodige luxe. KPN biedt de Back-Up Online. Met deze dienst zijn bestanden altijd bereikbaar via internet, op welke computer je ook werkt. Het beste valt deze dienst te vergelijken met een kluis waarin kopieën van belangrijke bestanden liggen opgeslagen.
Het gebruik ervan is eenvoudig. Als alles eenmaal goed is ingesteld, zullen toekomstige back-ups altijd naar wens verlopen. Bij verlies staan bestanden veilig in de cloud. Tot zelfs 28 verschillende back-up versies zijn eenvoudig terug te halen. Zeker de inhoud van harde schijven vereist een back-up. Want de vraag is niet of zo’n gegevensdrager kapot kan gaan wanneer. Een crash kan een bedrijf enorm schaden. Ook bij een inbraak of brand kunnen de administratie of andere gevoelige gegevens verloren gaan. Neem dus geen risico en zorg voor regelmatige back-ups.
Protection Service for Business
KPN biedt een geavanceerd internet-veiligheidspakket voor zakelijke klanten. Protection Service for Business is gemakkelijk te installeren en is eenvoudig in het gebruik. Medewerkers krijgen per mail de inloggegevens en toegang tot het beheerportaal. Met enkele muisklikken valt de software te activeren. De beveiliging draait constant op de achtergrond met een volledige firewall en scans tegen verdachte activiteiten. Wordt een dreiging gesignaleerd, dan geeft het systeem een melding en advies. Daarnaast wordt het apparaat steeds up to date gehouden. Daardoor worden de meest voorkomende cyberaanvallen tegengehouden.
