Technologie maakt het mogelijk samen te werken met onze collega’s alsof ze naast ons zitten. Maar toch pakt zo'n unified communication-oplossing niet altijd uit zoals verwacht. Gebruikers vinden het te complex of het ontbreekt aan een samenhangende visie. We geven 6 tips om van unified communications een succes te maken.
Tip 1: Voldoe aan 3 gebruikerswensen
Zorg voor een intuïtieve en consistente ervaring op alle devices en platformen. Zodat het niet uitmaakt of iemand desktop, laptop, tablet of mobiele telefoon gebruikt. 2: garandeer dat de toepassing altijd en overal beschikbaar is. En 3: kies een oplossing die compatibel met bestaande applicaties, workflows en manier van werken.
Tip 2: Start met een pilot met een laag risico
Of een toepassing daadwerkelijk past in uw organisatie, weet u pas echt als u hem uitprobeert. Daarom is een pilot een handig idee. Zorg ervoor dat u deze pilot doet met een laag risico. Sommige leveranciers bieden u de mogelijkheid om gratis te testen.
Tip 3: Haal businessvoordelen
Pas de tooling toe in de bedrijfsprocessen zodat er ook echt voordeel wordt behaald. Niet om de features uit te proberen, maar om de bedrijfsvoering te verbeteren. Als de processen beter verlopen, beleven medewerkers meer plezier aan een toepassing. Hij wordt relevanter en medewerkers zullen hem vaker gebruiken.
Tip 4: Houd rekening met onderlinge verschillen
Zelfs als u de perfecte oplossing kiest, moeten mensen ermee leren werken. Dat proces gaat niet bij iedere collega even snel. Mensen die interesse hebben in technologie vinden het leuk om zelf uit te zoeken hoe alles werkt. Terwijl andere gebruikers meer hulp nodig hebben. Een goede begeleiding op maat is doorslaggevend voor het succes van de implementatie.
Tip 5: Zorg voor een heldere transitie
Het is belangrijk goed uit te leggen waarom u kiest voor een bepaalde oplossing. Leg uit wat de waarde van goede samenwerking en communicatie is binnen uw organisatie. En dat u de tools implementeert om mensen daarin nog beter te ondersteunen. Neem mensen vervolgens mee in de aanpak en communiceer deadlines. Zorg ook voor nazorg. De transitie stopt niet als de techniek beschikbaar is, maar als de meerderheid van uw organisatie er goed gebruik van maakt.
Tip 6: Overweeg samen te werken
Er is veel ervaring en kennis nodig om een platform voor unified communications te implementeren en te beheren. U hoeft niet alles zelf te doen. Een leverancier die als core business dit soort infrastructuren beheert, is dan ook het overwegen waard. KPN kan u hierbij helpen.
