Flexibel werken is meer dan uw medewerkers een telefoon en laptop in handen geven. Het is ook een kwestie van communicatie en goede afspraken. En bij een andere werkwijze hoort ook een andere organisatie. Volg deze 10 tips om het tot een succes te maken.
1. Spreek af: wanneer wel en wanneer niet
Spreek met uw medewerkers duidelijk af wanneer flexibel werken wel of niet wenselijk is. Bij de kick-off van een project is het bijvoorbeeld belangrijk dat iedereen die er een rol in heeft, even (fysiek) bij elkaar komt. Maak hier duidelijke afspraken over en u voorkomt veel misverstanden.
2. Hou de vinger aan de pols
Flexibel werken is ook: anders leidinggeven. Omdat medewerkers niet meer voortdurend op kantoor zijn, moet u op een andere manier zorgen dat u bij hen de vinger aan de pols houdt. Zorg voor duidelijke briefings en regelmatige overleggen om hun functioneren te beoordelen.
3. Stuur op resultaat
Nu de plek en duur van werkzaamheden minder van belang is, zult u medewerkers moeten toetsen op basis van het resultaat dat ze bereiken in hun werk. Zorg dat u en andere leidinggevenden weten hoe u het beste stuurt op resultaat.
4. Zorg voor alternatieve vormen van samenwerking
Samenwerken heeft bij flexibele werkers een andere vorm. Ze ontmoeten zij hun collega’s niet meer bij de koffiemachine, maar communiceren ze per mail, werk-app, chat of een Microsoft-tool als Teams. Zorg dat alle medewerkers deze middelen kennen en gebruiken, voordat u overschakelt naar een online werkplek voor.
5. Communiceer meer
Het is belangrijk medewerkers die veelvuldig flexibel werken goed op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van het bedrijf, hun afdeling en hun team. Dat kan met interne nieuwsbrieven, een groepsapp of een platform als Social Cast.
6. Beslis: BYOD of niet?
Bring Your Own Device (BYOD) is populair als het gaat om flexibel werken. Medewerkers vinden het prettig om op hun eigen, vertrouwde smartphone of tablet te werken. Dit vraagt natuurlijk van u dat ze hierop veilig kunnen werken. Bedenk dus vooraf of u dit wilt ondersteunen of niet.
7. Zorg voor goed documentbeheer
Flexibele werkers werken in de cloud. Het is belangrijk dat ze daar ook hun documenten opslaan (en niet lokaal!), zodat collega’s altijd met de juiste versie kunnen werken. Maak heldere afspraken waar en hoe dit gebeurt.
8. Onderweg werken op open Wi-Fi?
Onderweg even op een openbaar Wi-Fi-netwerk inloggen om wat vertrouwelijke bedrijfsdocumenten te versturen? Dat is niet handig. Zorg dat medewerkers het belang van online veiligheid kennen, en weten wat de do’s-and-don’ts daarbij zijn.
9. Zorg voor regelmatig, écht contact
De keerzijde van flexibel werken is dat collega’s elkaar minder vaak zien. Zorg dus dat het teamgevoel sterk blijft, en organiseer regelmatig contactmomenten waarop collega’s met elkaar kunnen bijpraten.
10. Maak afspraken over bereikbaarheid
Als medewerkers veelvuldig buiten de deur zijn, is het belangrijk te weten waar ze zijn en wanneer ze wel of niet bereikbaar zijn. Zorg dat flexwerkers hun agenda goed beheren en duidelijk communiceren over hun bereikbaarheid.
