Deze 10 handige features in Teams kende je nog niet

Het draait bij Microsoft Teams allang niet meer alleen om videobellen. In razend tempo is het platform veranderd in een allesomvattende hub om samen te werken in een hybride werksituatie. Michel Bouman van Microsoft is dé Teams-kenner van Nederland, en bekend van de populaire podcast Teams Talk. Hij zet 10 features die je nu én straks niet mag missen op een rij.

Nog niet helememaal bekend met de basics van Microsoft Teams? Lees dan ook 'Videobellen met Microsoft Teams: mogelijkheden en handleiding'

1. Dynamic View

Meetings met één of meerdere collega’s vormen voor veel mensen nog altijd een belangrijke activiteit waarvoor zij Teams gebruiken. Maar het volgen van veel verschillende schermpjes – met deelnemers en presentaties – kan vermoeiend zijn. Dynamic View rangschikt op intelligente wijze al die elementen van de meeting. Zo wordt de weergave aangepast aan je eigen voorkeuren en kun je specifieke elementen bijvoorbeeld naast elkaar weergeven. Ook wordt het op korte termijn mogelijk de video bovenaan te plaatsen, zodat mensen bovenaan het vergadervenster verschijnen. Daardoor kijk je met een ‘natuurlijkere blik’ naar de andere deelnemers. De galerij met deelnemers past zich ook automatisch aan wanneer het formaat van het vergadervenster wordt gewijzigd.

2. Nieuwe presentatiemodus

Met de presentatiemodus kun je als presentator aanpassen hoe je videofeed en inhoud aan het publiek worden weergegeven. Standout toont je videofeed vóór de gedeelde inhoud en Reporter geeft content weer als visueel hulpmiddel boven je schouder, zoals dat bijvoorbeeld bij een nieuwslezer gebeurt. Zij-aan-zij laat je video naast je presentatie zien.

3. PowerPoint Live

Tijdens het delen van een Powerpoint-presentatie is het handig om je sprekersnotities te kunnen lezen, deelnemers te zien en de chat bij te kunnen houden. Powerpoint Live maakt dat mogelijk: notities, dia's, chatgesprekken en deelnemers zijn in één overzicht te zien. Dat maakt het voor jou als presentator een stuk overzichtelijker, zodat je met meer vertrouwen vergaderingen kunt leiden. Deelnemers kunnen hun ervaring personaliseren door in hun eigen tempo door de inhoud te navigeren of toegang te krijgen tot gedeelde inhoud.

4. Samenvatting van de meeting

Een samenvatting van de vergadering helpt teams om hun werk op een efficiënte manier voort te zetten nadat de vergadering is afgelopen. De meeting-samenvatting (te vinden in het agenda-item in de Teams-kalender) bevat de opname van vergaderingen, transcriptie, chat, bijgevoegde bestanden en meer. De samenvatting wordt gedeeld met deelnemers op het tabblad Chat van de vergadering en kan worden bekeken op het tabblad Details. Degenen die de vergadering hebben gemist, later zijn aangesloten of opnieuw willen terugkomen op wat er is besproken, kunnen de opname afspelen of de transcripties bekijken.

5. Live reacties

Enthousiast over een opmerking of presentatie, maar wil je de spreker niet onderbreken? Met live reacties kunnen deelnemers tijdens een vergadering reageren met emoji's. Dit bevordert inclusiviteit in de vergadering, bovendien is het vrolijk en interactief.


Leaflet: De 6 tips van Bol.com

Philip Kaufmann en Régine Endtz van Bol.com helpen jou vast op weg met je hybride meetings. In 6 handige tips.

Download


6. Webinars

In Teams bestaan momenteel twee verschillende manieren om evenementen te organiseren: in een gewone meeting of in een zogenaamd live evenement. Daar komt op korte termijn nog een derde bij: webinars. Van het creëren van registratiepagina’s tot het geven van het webinar tot aan het analyseren van de bezoekers die hebben deelgenomen: het volledige event kan via Teams worden georganiseerd.

Na registratie ontvangen deelnemers automatisch een mailbevestiging met een agenda-uitnodiging voor een eenvoudige deelname. Het wordt mogelijk om 1.000 mensen live en interactief mee te laten doen aan de webinars (je kunt uiteraard ook kiezen voor geen of weinig interactie). Verwacht je meer dan 1.000 mensen? Geen probleem, want Teams zal naadloos de volgende 9.000 mensen in een view only uitzending de mogelijkheid geven om alsnog mee te kijken. Zo organiseer je dus gemakkelijk webinars voor maximaal 10.000 mensen.

Na een webinar kan de organisator de deelnemersrapportage gebruiken om te zien wie er hebben deelgenomen en hoe lang zij aanwezig zijn geweest. Bovendien kunnen organisatoren ook contacten uploaden naar andere marketingtools om de lopende communicatie te beheren. De combinatie van deze Teams-events en de Microsoft-productlijn Dynamics 365 kan mooie, geïntegreerde marketingmogelijkheden opleveren.

7. Microsoft Teams Connect

Ben je lid van meerdere Teams-omgevingen buiten je bedrijf? Met Microsoft Teams Connect kunnen gebruikers kanalen in Microsoft Teams delen met meerdere organisaties. Je werkt hierdoor naadloos samen met individuen en teams die over een Azure Active Directory-identiteit beschikken.

Op die manier gebruik je de uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden van Teams ook met externe partijen: je kunt chatten, ontmoeten, samenwerken aan apps en documenten delen en samen opstellen in realtime. Beheerders hebben toegang tot gedetailleerde besturingselementen, waardoor hun organisatie de controle houdt over hoe externe gebruikers toegang krijgen tot gegevens en informatie.

microsoft teams

8. Updates rondom de Approvals-app

Laat je reiskosten, lunchkosten, vrije dagen en meer van dit soort administratieve zaken nog altijd goedkeuren in een Excelsheet of e-mail? Dan is het een aanrader om over te stappen op de Approvals-app in Teams. Hiermee maak je simpel een goedkeuringsflow voor je bedrijf, zonder Teams te verlaten. Binnenkort worden zelfs sjablonen beschikbaar gesteld voor de meest voorkomende zaken. Deze kun je ongewijzigd of aangepast gebruiken of ter inspiratie. Het wordt daarbij ook mogelijk om bestanden vanuit je OneDrive direct mee te sturen met de verzoeken.

9. Invite Only Meetings

Er komt een nieuwe lobby-instelling beschikbaar in de Teams-vergaderingsopties. Daarmee kunnen mensen alleen rechtstreeks deelnemen aan de vergadering als ze expliciet zijn uitgenodigd. Aanwezigen die niet zijn uitgenodigd en proberen deel te nemen, worden doorgestuurd naar de lobby.

In iedere organisatie zit wel iemand die op iedere link klikt die hij of zij voorgeschoteld krijgt. Voor je het weet en vaak zonder dat je het door hebt, is je organisatie het slachtoffer van malware of hackers.

Advanced Threat Protection (gratis binnen Microsoft365 Business Premium) biedt al langer safe links in e-mail.

Op het moment dat de medewerker op een link klikt, wordt deze eerst gescand alvorens hij geopend wordt. Deze functionaliteit komt in het tweede kwartaal van 2021 nog naar Microsoft Teams.

Om af te sluiten nog een niet te missen bonustip van Michel:

Nederlandse ondersteuning voor ondertiteling

Wanneer Microsoft deze feature gaat bieden is nog niet definitief bekend, maar het bedrijf werkt hard aan het toevoegen van meerdere talen voor ondertiteling en transcriptie in Microsoft Teams. Nederlands is een van de talen die op niet al te lange termijn beschikbaar worden. Dat scheelt aanzienlijk in het notuleerwerk!

Gerelateerde artikelen