Zo neem je je medewerkers mee de toekomst in

Technologie heeft de potentie het werkende leven veel makkelijker te maken. Maar dan moeten we wel stil staan bij degene waar de werkomgeving om draait: de medewerkers. Je wilt hén tenslotte versterken. Ervoor zorgen dat zij hun werk goed kunnen doen. Dan hebben ze wel een werkomgeving nodig waarmee ze uit de voeten kunnen. En daar is meer voor nodig dan alleen het aanschaffen van een licentie. ‘Vergelijk het met een auto,’ vertelt Bas van Leur, medeoprichter van 1uur.nu én adoptie-expert. ‘Daar heb je ook pas wat aan als je ermee leert te rijden. Organisaties klagen vaak dat beloftes als hogere productiviteit, snelheid en effectiviteit niet waargemaakt worden. Maar dan vergeet je dat we mensen helemaal niet op het punt hebben gebracht waarop ze productiever, sneller en effectiever kunnen worden.’  

Bijna 10 jaar geleden richtte Bas met zijn compagnon 1uur.nu op. Dit full service adoptie- en verandermanagementbureau is gespecialiseerd in Microsoft-werkomgevingen. Ze zijn partner van Microsoft – afgelopen jaar waren ze zelfs adoptiepartner van het jaar! – en van KPN. ‘We werken vooral náást mensen en kijken met ze mee. Op de werkvloer, daar waar het gebeurt.’ 

Net als veel van onze klanten, werken ook wij in een ecosysteem met deskundige partners. Eén van die partners is 1uur.nu. Samen met hen en natuurlijk met Microsoft helpen we mensen en organisaties om daadwerkelijk met Microsoft-technologie te kunnen werken. Adoptieprogramma’s, changemanagement, coaching on the job of consulting en advies: samen kunnen we elke organisatie heel gericht helpen.  

‘Met adoptie zorg je ervoor dat mensen hun werkroutines zo aanpassen dat ze met nieuwe technologie sneller, effectiever en productiever kunnen werken,’ vertelt Bas. ‘En nee, met alleen een klassikale training ben je er niet. Voor de deelnemers zijn die vaak frustrerend. Ze zien iemand iets voordoen, het ziet er eenvoudig uit, maar eenmaal terug op de eigen werkplek lukt het zelf toepassen niet.’ De digivaardigheid wordt vaak enorm overschat, voegt Bas daaraan toe. En de psychologie genegeerd. Want de behoefte van mensen om als gewoontedieren hun werk op een bekende manier aan te pakken, is nu eenmaal groot. 

‘We werken in kantooromgevingen al bijna 30 jaar met een muis en mappenstructuur. Die gewoonte is hardnekkig, zelfs als je er iets heel makkelijks tegenover zet. Zoals Copilot, de AI-assistent van Microsoft. We zijn gewend aan e-mails met bijlages, zodat je weet van wie en wanneer de informatie komt. Aan een mappenstructuur, die een gevoel van tastbaarheid geeft. En aan een muis om mee naar je mappen te gaan. Wat komt ervoor in de plaats als je dat houvast niet meer hebt?’ De stap naar AI en prompting – wat zoveel betekent als de juiste vraag en opdracht voor de AI-tool formuleren – om bij je informatie te komen, is groot. In gedrag en in gewoontes. Dat zul je dus goed moeten begeleiden.    

‘In de praktijk zien we 2 terugkerende misvattingen over de toepassing van technologie. Ten eerste dat een oudere generatie het lastiger zou vinden en dat het met een jongere generatie vanzelf goed komt. Jongeren zijn weliswaar wat meer techsavvy, maar dat betekent niet dat ze als vanzelf kunnen werken – en vooral samenwerken – met digitale middelen. De tweede misvatting is dat mensen, als ze iets privé kunnen, het ook zakelijk kunnen. “Als ze vakantiefoto’s met WeTransfer delen, waarom is uploaden naar OneDrive dan lastig?” Dat komt omdat mensen op hun werk veel voorzichtiger zijn. Ze weten vaak niet goed wat wel en niet mag, bijvoorbeeld met persoonsgegevens, en houden het dan maar liever bij de bekende routines.’ 

‘Overigens gaat dat laatste met Copilot niet altijd op. Copilot kan in principe bij alle data en bestanden in je organisatie. Als mensen dat ontdekken, gaan ze experimenteren, is onze ervaring. Het voelt heel makkelijk om te chatten in gewone taal en vragen te stellen aan Copilot over – pak ‘m beet – het salaris van je baas. Dat is toch heel wat anders dan met je muis naar de map van HR of personeelszaken te gaan. Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken. Niet alles technisch dicht te timmeren zodat medewerkers nergens meer bij kunnen, dat ontmoedigt, maar af te spreken dat je bijvoorbeeld niet op persoons- of salarisgegevens gaat prompten.’  

Naast werkafspraken speelt technologie een belangrijke rol in het borgen van privacy en compliance. Zo kan datalabeling worden ingezet om gevoelige informatie te markeren en ervoor te zorgen dat deze correct wordt behandeld. Ook biedt Microsoft 365 Copilot verschillende mogelijkheden om governance en security af te stemmen op het beleid van de organisatie. Denk aan toegangsbeheer en beveiligingsmaatregelen die organisaties kunnen helpen Copilot op een veilige en verantwoorde manier in te zetten.

Bij gesprekken over de toekomst van de werkomgeving gaat het bijna als vanzelf onmiddellijk over AI. En Copilot in het bijzonder. ‘De afgelopen anderhalf jaar ben ik bijna 70% van mijn tijd bezig geweest met vragen over AI,’ beaamt Bas. ‘Dus ja, het leeft enorm. AI is als een grote storm die nog niet is gaan liggen. Organisaties zoeken naar de businesscase. En nee, die is niet “de licentiekosten eruit halen”. De businesscase is helemaal afhankelijk van je organisatie en zit vaak in een onverwachte hoek.’ 

Belangrijk is te bedenken dat je als organisatie de mogelijkheden van generatieve AI niet in één keer kunt bevatten. Laat staan dat medewerkers die mogelijkheden meteen kunnen toepassen. ‘Werken met nieuwe technologie, en zeker met AI, gaat in babystapjes. Bedenk dat we ook aan de cloud moesten wennen. Nu, zo’n 15 jaar later, zet iedereen zonder nadenken alles in de cloud.’ Geduld hebben dus. En gewoon beginnen. ‘De meerwaarde zit ‘m voor veel organisaties in het snel kunnen doorzoeken van documenten, deze te analyseren en samen te vatten. Een verzekeraar kan met AI bijvoorbeeld talloze polissen doorzoeken op juridische haken en ogen, in een fractie van de tijd die een medewerker daarvoor nodig heeft. Of een zorgprofessional: die heeft in een noodsituatie razendsnel het juiste protocol voor handen.’ 

Om informatie te vinden, is een nieuwe vaardigheid van belang: het formuleren van de juiste vraag – de prompt. Vervolgens zijn er nieuwe vaardigheden nodig om de antwoorden van Copilot goed te waarderen en te interpreteren. Want medewerkers hebben niet altijd meer de context van een e-mailbox, waarin je ziet van wie de informatie komt, wie de informatie nog meer krijgt, en welke andere factoren, zoals eerdere conversaties, eventueel meespelen. Anders leren omgaan met bronnen is dus van belang.  

Voor de komst van AI gingen de meeste vragen van organisaties al over veiligheid en samenwerking, vertelt Bas. En dat is zo gebleven. ‘De meeste vragen die we van organisaties krijgen over de toepassing van AI, gaan over privacy en compliance. Een terugkerend thema is ook ‘responsible AI’: hoe zorgen we ervoor dat medewerkers AI gebruiken in lijn met wetgeving en ons veiligheidsbeleid?’ En ja, dat is soms zoeken, geeft Bas toe. ‘De wetgeving is niet gemaakt voor de situatie waar we nu in komen. Toch moeten we juist nu de tijd nemen om onze tenen in het water te steken, te voelen wat de temperatuur is en het aan te durven om ons er langzaam in te laten glijden.’  

• Besef dat nieuwe technologie en AI strategische impact hebben op je organisatie. 
• Experimenteer en zorg dat je je richt op usecases: toepassingen in de praktijk. 
• Begin met persoonlijke productiviteit en zorg dat mensen eenvoudig kleine effecten ervaren: een meeting laten samenvatten, een vacaturetekst maken of een presentatie samenstellen. 
• Maak daarna de stap naar productiviteit op basis van usecases: workflows of processen met een digitale component. 
• Focus niet alleen op tijdsbesparing, maar ook op bijvoorbeeld creativiteit of wendbaarheid. 

De toekomst van de werkomgeving zit ‘m in verbinding. Verbinding tussen mensen, tussen organisaties, en tussen mensen en apparaten. AI, en hoe mensen met AI kunnen werken, speelt daar een grote rol in. Benieuwd naar de werkomgeving van de toekomst? Download dan de visiepaper.