eHerkenning voor Kerkgenootschappen

Vertraging eHerkenning
In tegenstelling tot eerdere afgestemde berichtgeving heeft KPN geconstateerd dat de richtlijnen voor het aanvragen van eHerkenning niet duidelijk zijn, waardoor bijvoorbeeld onvoldoende duidelijk is gemaakt dat het online aanvraagformulier uiteindelijk moet worden geprint, ondertekend en per post naar KPN moet worden gestuurd. Een deel van de reeds ingediende aanvragen kunnen wij hierdoor niet op de juiste manier verwerken. Die aanvragen, waarbij het aanvraagformulier per post is ontvangen, zijn inmiddels in behandeling genomen. Voor de overige aanvragen zijn verbeterde instructies opgesteld. Dit leidt ertoe dat KPN voor de reeds digitaal ingestuurde aanvragen nog aanvullende informatie nodig heeft. We moeten het aanvraagformulier met een originele handtekening alsnog ontvangen om een controle te kunnen uitvoeren dat deze overeenkomt met de handtekening op het identiteitsbewijs. Voor kerkgenootschappen die de aanvraag nog moeten starten is de informatie op de website van KPN voor Kerkgenootschappen aangevuld met een checklist. Wij vragen u om online de aanvragen volledig in te vullen, het aanvraagformulier uit te printen en te voorzien van originele handtekeningen en deze per post te sturen naar KPN.

eHerkenning aanvragen voor een kerkgenootschap

Een kerkgenootschap of de koepelorganisatie dient te zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) om eHerkenning te kunnen aanvragen. Een kerkgenootschap is een bijzondere vorm van een private organisaties waardoor er geen namen van bestuurders en kerkleden zullen worden gepubliceerd.

Om toch de bevoegdheid van personen binnen en de rechtspersoonlijkheid van een kerkgenootschap te kunnen vaststellen hanteert KPN in samenwerking met het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken de volgende procedures.

eHerkenning aanvragen voor een zelfstandig kerkgenootschap

Het zelfstandige kerkgenootschap of de kerkelijke gemeente levert de volgende documenten aan:

  1. Uittreksel van de Kamer van Koophandel
  2. Statuten, oprichtingsakte of kerkorde met daarin de functies die uw kerk mogen vertegenwoordigen
  3. Documentatie op persoonsniveau met een:
    a) Aanstellings- of benoemingsbesluit, aanstellingsbrief, jaarverslag of notulen waar dit uit blijkt of
    b) Een volledig ingevuld standaardformulier 'Verklaring zelfstandige kerkgenootschappen' met handtekening

Verstuur alle documenten digitaal of print alles op briefpapier van uw genootschap of gemeente.

Verzamel de benodigde gegevens

Voor een soepele aanvraag van een eHerkenningsmiddel op niveau eH3 hebt u de volgende gegevens en documenten nodig. Voor vragen over de juiste procedure die voor uw kerkgenootschap geldt: informeer bij uw kerkgenootschap.

Zo vraagt u eHerkenning op eH3-niveau aan

  • De gebruiker van de Eherkenning doet de aanvraag. Er zijn 2 aanvraagprocedures ontwikkeld in overleg met het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken. Informeert u bij uw eigen kerkgenootschap welke procedure u dient te volgen. De toestemming tot deze aanvraag wordt gegeven ofwel door het landelijk kerkgenootschap c.q. het bisdom, danwel door het bestuur van de lokale kerk.

    1. Geef uw e-mailadres op. U ontvangt een e-mail met een link om uw e-mailadres te bevestigen. Klik daarop om te starten met de aanvraag. Door uw e-mailadres bij de eerste stap op te geven, kunnen wij u - in het geval dat u de aanvraag niet afmaakt – automatisch een link sturen waarmee verder gaat waar u gebleven was.

    2. Geef uw mobiele nummer op. Per sms ontvangt u een eenmalige code waarmee u uw nummer bevestigt. Wij hebben uw mobiele nummer nodig voor de tweestapsverificatie. Bij het inloggen met eHerkenning krijgt u een code per sms om uw inlog te bevestigen.

    3. Kies een wachtwoord en onthoud dit goed. Dit wachtwoord hebt u nodig voor het inloggen met eHerkenning.

    4. Vul de gegevens in van de kerkelijke organisatie en van de gebruiker.

    5. Selecteer de dienst(en) en machtiging(en) die u nodig hebt. Er zitten standaard 10 machtigingen bij de prijs inbegrepen. Die moeten dan wel direct bij de aanvraag worden gebruikt.

    6. Selecteer de geldigheidsduur voor het middel en machtiging. U kunt kiezen uit 3 jaren. U ziet direct wat de totale kosten zijn.

    7. Voeg de gegevens van de voorzitter en secretaris als bevoegd vertegenwoordigers.

    8. Controleer het factuuradres en gebruik de referentiecode.

      Referentiecodes eHerkenning downloaden

    9. Rond het aanvraagformulier en accordeer de de voorwaarden.

    10. Upload de verklaring rechtspersoonlijkheid en de verklaring bevoegde vertegenwoordigers met de bijbehorende kopieën identificatiebewijzen (indien uw kerkgenootschap voor deze procedure heeft gekozen).
    11. Print het aanvraagformulier (PDF) uit op A4 papierformaat.

    12. Laat de bevoegde vertegenwoordiger(s) het formulier ondertekenen. De handtekening(en) dienen origineel te zijn en mogen niet vervangen worden door een kopie of scan. Houd er rekening mee dat er wordt gecontroleerd of de handtekening overeenkomt met de handtekening op het identiteitsbewijs.

    13. Stuur de ondertekende aanvraag op naar:

      KPN
      Postbus 636
      1500 EP Zaandam

    1. De controle van een eHerkenning aanvraag is bijzonder nauwkeurig door de strenge veiligheidsregels vanuit de overheid. Vul de aanvraag dus nauwkeurig en foutloos in, zo voorkomt u onnodige, extra vertraging.

      De persoon die als gebruiker is opgegeven krijgt een verzoek per e-mail voor een afspraak omdat een persoonlijke verificatie veriest is. De afspraak kan online via Mijn Afspraak worden ingepland en de aanvrager ontvangt een bevestiging.

      Een dag voor de afspraakdatum krijgt u rond 22:15 uur bericht met een tijdvenster van twee uur waarin de medewerker langskomt. Op de dag van de afspraakdatum rond 07:30 uur wordt kenbaar gemaakt welke medewerker langskomt. Wel zo veilig!

    2. Zijn alle documenten akkoord en is de identificatie gedaan? Zodra uw middel gereed is, ontvangt u een e-mail met uw gebruikersnaam. Per sms ontvangt u uw wachtwoord. Nu kunt u inloggen met uw eHerkenningsmiddel.

      De eerste keer inloggen? Volg deze stappen:

      1. Houd de bevestigingsmail en de SMS met uw wachtwoord bij de hand.

      2. Ga naar de website van de dienst waar u wilt inloggen.

      3. Kies voor Inloggen met eHerkenning.

      4. Volg nu verder de stappen op uw scherm en gebruik de gegevens die u via e-mail en SMS hebt ontvangen.

      5. U bent succesvol ingelogd met uw eHerkenningsmiddel en u kunt uw zaken afhandelen.

      1. Nadat uw middel gereed is, ontvangt u de factuur. De facturatie van eHerkenning heeft KPN uitbesteed aan Cannock Outsourcing B.V.

        Betalingstermijn
        Heeft u binnen 4 weken nog niet betaald? Dan ontvangt u de eerste aanmaning van Cannock Outsourcing B.V. Na 8 weken krijgt u een tweede aanmaning. Na 10 weken heeft u nog 24 uur om te betalen, voor het EH middel wordt geblokkeerd.

        Vragen
        Hebt u vragen over de factuur? Neem dan contact op met de klantenservice voor facturen.

        Telefoon: 088 - 1168048
        E-mail: eherkenning@cannock.nl
        Bereikbaar op werkdagen van 8:30 tot 17:00

      Veelgestelde vragen

      De verwerkingstijd van eHerkenning aanvragen varieert tussen direct (0 dagen) en uiterlijk 5 dagen (bij complexe aanvragen kan het langer duren):

      1.      Aanvragen via onze beheermodule worden dezelfde werkdag verwerkt.

      2.      Spoedaanvragen (voor 15.00 uur) worden uiterlijk de volgende werkdag verwerkt

      3.      De doorlooptijd van aanvragen van bevoegd vertegenwoordigers met een eenvoudige vennootschappelijke structuur (één BV) bedraagt tussen de 1-3 dagen.

      4.      Bij aanvragen van complexere organisaties kan het langer duren voordat u uw eH3 middel heeft.

      Bent u binnen uw organisatie de persoon die de eHerkenningsaanvragen kan of mag beheren? Vraag dan uw manager of u mag worden aangesteld als beheerder van de machtigingen. De beheerder kan namelijk nieuwe middelen toekennen aan de andere collega’s. De beheerder kan ook middelen upgraden en opzeggen. Op deze manier kunt u het aanvraagproces versnellen en uw collega’s binnen 30 minuten een nieuw eHerkenningsmiddel verstrekken.
      Als u beheerder bent, kunt u vanaf 13 december 2019 middelen aanvragen en uitgeven via de KPN User Portal. Via het menu “Beheer -> Gebruikers” kunt u de aanvraag starten. U heeft hierbij de mogelijkheid om middelen aan te vragen voor meerdere gebruikers tegelijk. Dit kan handmatig of, voor een groot aantal gebruikers, via een CSV-upload.
      Na de aanvraag voor middelen ontvangen gebruikers een e-mail met daarin een verificatielink. Zij kunnen hiermee hun e-mailadres bevestigen. Vervolgens ontvangen gebruikers op hun eigen mobiele telefoonnummer een sms met daarin een verificatie. Hiermee kunnen zij hun eigen persoonlijke wachtwoord instellen.
      Als de gebruiker in loondienst is, wordt het middel direct geactiveerd (uitgegeven). Wanneer de gebruiker niet in loondienst is, moet voor eH3 nog een identificatie of validatie van het ID-bewijs plaatsvinden.
      U kunt de status van elke aanvraag volgen via het menu “Beheer -> Lopende aanvragen”. U kunt lopende aanvragen ook annuleren via hetzelfde overzicht.
      Neem voor een spoedaanvraag contact op met de KPN eID Servicedesk via telefoonnummer 088-6601333, bereikbaar op werkdagen van 8:30 tot 17:30 uur.

      De tarieven voor een eHerkenningsmiddel of eHerkenningsmachtiging zijn afhankelijk van de looptijd (1, 3 of 5 jaar) en worden bij aanschaf via een factuur in één keer in rekening gebracht.

      Alle genoemde prijzen zijn in euro’s, exclusief BTW. Prijswijzigingen voorbehouden.

      Op 17 december 2019 is door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de volgende kamervraag beantwoord:

      ‘Wat is de wettelijke grondslag om ondernemingen te verplichten aangifte te doen met eHerkenning (dat in tegenstelling tot DigiD niet gratis is en alleen commercieel verkrijgbaar is)?’

      Hierop heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als volgt geantwoord:

      Uit artikel 2:15, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht volgt dat een bestuursorgaan bevoegd is om nadere eisen te stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Van deze bevoegdheid wordt gebruik gemaakt door de Belastingdienst. Dit soort eisen zijn over het algemeen technisch van aard en hebben betrekking op het borgen van de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van de gegevensuitwisseling. Daarnaast behoren informatiesystemen, die persoonsgegevens verwerken, ingevolge de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) aan bepaalde eisen te voldoen ten aanzien van toegangsbeveiliging. Via de EU verordening nr. 910/2014 (eIDAS-verordening) en de bij uw Kamer in behandeling zijnde Wet digitale overheid wordt de norm betreffende de adequate beveiliging van de toegang tot digitale dienstverlening nader gespecificeerd. Ongeacht of de nadere invulling van de norm door inwerkingtreding van de Wet digitale overheid van kracht is, is de Belastingdienst bevoegd en verplicht om de persoonsgegevens op haar portaal adequaat te beveiligen. De Belastingdienst is gelet op artikel 5, eerste lid, letter f, AVG verplicht passende technische beveiligingsmaatregelen te nemen. In het begrip ‘passend’ ligt besloten dat de beveiliging in overeenstemming is met de stand van de techniek en dat het niveau van beveiliging correspondeert met de aard van de te verwerken persoonsgegevens. De stand van de techniek is sterk tijdgebonden.

      Zowel de stand van de techniek als de hoeveelheid privacygevoelige gegevens, die worden getoond in het portaal voor ondernemers, schrijdt voort. eHerkenning is op dit moment het enige beschikbare inlogmiddel voor organisaties dat een passend beveiligingsniveau biedt voor de aangifte loonheffingen en de aangifte vennootschapsbelasting in 2020.

      De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de toepassing van de AVG en is al langere tijd van mening dat het betrouwbaarheidsniveau van de inlogmiddelen van de overheid omhoog zou moeten. Dit blijkt onder andere uit de voorwaardelijke dwangsom die de AP in 2018 aan het UWV heeft opgelegd. Om die reden stapt ook het UWV al vooruitlopend op de wet Digitale overheid over op het verplichte gebruik van eHerkenning, niveau 3.

      Hulp nodig of meer informatie?

      Stuur uw vraag per email naar eidkerkgenootschap@kpn.com.
      Of neem contact op met de KPN eID Servicedesk

      088-6601333

      Bereikbaar op werkdagen van 8:30 tot 17:30 uur.