Wie moet de kosten van het thuiswerken tijdens de coronacrisis betalen? Betaalt de werkgever de kosten van de inrichting van de werkplek? En wie draait er op voor allerlei extra uitgaven, zoals een hogere energierekening? Kan je daar als werkgever een onbelaste vergoeding voor geven?
Medewerkers die thuiswerken, krijgen met verschillende kosten te maken. Vaak moet er een werkplek worden ingericht die aan de arbowet moet voldoen. Boven op die inrichtingskosten voor de thuiswerkplek komen nog allerlei regelmatig terugkerende kosten. Thuiswerkers kunnen niet meer naar de koffieautomaat op kantoor, maar moet voor het thuiskantoor extra cupjes kopen. Ook worden er extra kosten voor gas, water en licht gemaakt en wordt meer toiletpapier gebruikt.
Werkgever kan kosten thuiswerkplek compenseren
Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet daarom de werkkostenregeling (WKR) tijdelijk opgerekt. Voor het belastingjaar 2020 is deze regeling eenmalig verhoogd: een kleine fiscale tegemoetkoming in deze moeilijke tijd. Als werkgever mag je het personeel belastingvrij vergoedingen geven, ook voor de thuiswerkplek, mits die binnen de vrije ruimte vallen. Ook bijvoorbeeld kerstpakketten en maaltijden bij onregelmatige diensten vallen onder deze regeling.
Even wat belastingtechniek: vergoedingen, dus ook voor personeel dat thuiswerkt, gelden in het algemeen als eindheffingsloon. Per werkgever bestaat er een 'vrije ruimte' van 3 procent van de fiscale loonsom (alle werknemers samen) tot en met 400.000 euro. In de vrije ruimte is het tarief van de eindheffing 0 procent, daarboven 80 procent (over het netto bedrag). Aanvankelijk was die ruimte bepaald op 1,7 procent, maar vanwege de pandemie is de regeling voor 2020 wat royaler geworden. Voor 2021 geldt weer het oude percentage.
Fiscale tip: gebruik vrije ruimte werkkostenregeling
Binnen deze regeling kunnen werkgevers fiscaalvrij in beperkte mate kosten die verband houden met de thuiswerkplek van hun werknemers vergoeden. Behalve aan de inrichtingskosten valt daarbij te denken aan variabele kosten die regelmatig terugkeren. Volgens het Nibud is iemand die vijf dagen per week thuiswerkt per maand 43,30 euro extra kwijt. Per jaar is dat 440 euro. Daarbij is gekeken naar energiekosten, extra waterverbruik, koffie en thee, wc-papier en de afschrijving van stoel en bureau.
De werkkostenregeling geldt voor onder meer internet thuis, werkgerelateerde apparatuur voor thuis en de thuiswerkruimte. Denk eraan dat vergoedingen, verstrekkingen of het ter beschikking stellen van de inrichting van de werkruimte in principe belast loon zijn. Wie de vrije ruimte overschrijdt, kan dus een naheffing verwachten.
eBook: Het nieuwe kantoor
Download het gratis e-book waarin architect Casper Schwarz met 10 tips en voorbeelden laat zien hoe je elk kantoor om kunt toveren tot een bijzondere werkomgeving.
DownloadZakelijke laptop vrijgesteld
Gelukkig bestaan er voor de thuiswerkplek enkele gerichte vrijstellingen, vergoedingen die niet meetellen voor de vrije ruimte. Zo mogen laptops en tablets vrij ter beschikking worden gesteld, mits die apparaten voor ten minste 90 procent zakelijk worden gebruikt. Smartphones moeten minimaal 10 procent zakelijk worden gebruikt. De fiscus stelt als voorwaarde dat deze voorzieningen 'naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.'
Een andere conditie is dat de werkgever alles moet betalen. Deze mag de kosten niet doorberekenen aan de werknemer. Als de spullen niet meer nodig zijn voor het werk, moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde aan de werkgever betalen.
Maak een thuiswerkovereenkomst
Aangeraden wordt een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet in ieder geval staan dat de werknemer ten minste 1 dag per week thuiswerkt. Ook de kosten voor internet (mits ten minste 10 procent zakelijk gebruik) en een mobiel abonnement kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen.
Houd er bij abonnementen voor meerdere voorzieningen, zoals internet, telefonie en televisie, rekening mee dat je een redelijke schatting dient te maken van de kosten die van toepassing zijn op het gebruik tijdens werktijd. Alleen dit deel kan namelijk onbelast worden vergoed. De kosten voor televisie moeten sowieso in mindering worden gebracht.
Thuiswerkplek arbo
Buiten deze werkkostenregeling is er nog een tweede mogelijkheid voor vergoeding van de thuiswerkplek, maar die is maar voor weinig medewerkers weggelegd. De werkgever mag arbovoorzieningen in de werkruimte thuis alleen onder zeer strikte voorwaarden vergoeden.
De voornaamste eis is dat sprake moet zijn van een zelfstandige werkruimte. Die ruimte moet duidelijk te onderscheiden zijn van de rest van de woning. Verplicht zijn een eigen ingang en eigen sanitair. De werkruimte zou aan een vreemde moeten kunnen worden verhuurd. Een keuken, slaap- of kinderkamer die als werkruimte wordt ingericht, komt niet in aanmerking. De vergoede kosten moeten ook redelijk zijn. Anders ga je als werkgever de fout in.
Zelfstandige werkruimte
Als inderdaad sprake is van een zelfstandige werkruimte dan zijn er bovendien nog drie bijkomende eisen. De werknemer moet de voorzieningen ook echt gebruiken. Bovendien mag daarvoor geen eigen bijdrage verschuldigd zijn. Derde eis is dat de inrichting voldoet aan het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Kortom, er is momenteel wel het een en ander mogelijk. Maar er zijn beperkingen.
