Vrijwel alle werknemers gebruiken apps en andere ICT-toepassingen die niet op het netwerk van het bedrijf draaien. Geen probleem zou je denken, want het gebruik van Whatsapp of Skype kan toch geen kwaad? Dat is een misvatting. Het gebruik van ICT buiten het netwerk – ook shadow IT genoemd – kan gevaarlijke situaties opleveren.
Nog steeds sta ik versteld hoe kleine kinderen moeiteloos mobiele toestellen gebruiken. Dan krijgen ze een iPad in handen en snappen ze gelijk hoe die werkt. Een groot verschil met twintig jaar terug. Voor sommige oudere generaties gaan alle digitale ontwikkelingen boven de pet. Neem mijn vrouw, die als lerares beschikt over een digibord. Zij vindt het lastig om zo’n ding te gebruiken. Gelukkig dat de kinderen in de klas het haar kunnen uitleggen.
Wat is shadow IT?
Toch kan je niet achterblijven in de digitale ontwikkelingen. Voor zoveel zaken gebruik je namelijk al apps en dat worden er nog veel meer. Veel van die applicaties gebruik je op het bedrijfsnetwerk. Maar wat doen je medewerkers als ze voor hun werk de app missen die ze nodig hebben? Dan gebruiken ze hun eigen apps. WhatsApp bijvoorbeeld, of Skype en FaceTime. Applicaties die vaak niet op een werknetwerk zijn geïnstalleerd, maar waar veel mensen gebruik van maken. Dat gebruik buiten het werknetwerk heet shadow IT.
1e stap
Het gebruik van applicaties en mobiele toestellen buiten het netwerk blijft toenemen. De shadow IT wordt hierdoor langzamerhand onbeheersbaar. Om toch het overzicht en de controle te behouden, is het belangrijk om alle toepassingen veilig te integreren met het bedrijfsnetwerk. Maar hoe doe je dat? Een mentaliteitsverandering bij werkgevers is in elk geval nodig. Als je daadwerkelijk applicaties aanbiedt die je werknemers nodig hebben, dan is een belangrijke stap gezet. Dan hoeven medewerkers niet meer zelf op zoek te gaan naar hun applicaties, om die vervolgens op of naast het bedrijfsnetwerk te laten functioneren.
Groot leed
Het gebruik van shadow IT is niet zonder gevaar. Ik geef je een voorbeeld: je bent toegevoegd aan een WhatsApp-groepje, waar een nieuwe gebruiker bij komt. Om te weten wat allemaal al is besproken, wil hij graag de oude berichten teruglezen. Maar dat kan in WhatsApp niet. Grote kans dat hij dan op zoek gaat naar een app, waarmee je eerdere berichten kunt terughalen. Of die app veilig met de gegevens omgaat? Je weet het niet. En is WhatsApp zelf überhaupt wel goed beveiligd? Tegenwoordig ontvang je de melding dat je boodschappen encrypted zijn. Maar in de praktijk staan jouw berichtjes toch ergens op een server, waarvan je niet weet hoe goed die beveiligd is. Om teams makkelijker met elkaar te laten werken, heeft Cisco de Spark-app ontwikkeld.
Geen ontkomen aan
Hoe zeer je als werkgever ook probeert om alle apps op jouw veilige werknetwerk te laten functioneren, shadow IT gaat niet meer weg. Elke dag komen er nieuwe applicaties bij. Dat neemt niet weg dat je shadow IT zo veel mogelijk onder controle wilt krijgen. Dat is prettig voor je medewerkers, en zeker ook voor jou.
Digitale Veiligheid 3.0 Events
Hoe goed is uw data beveiligd? Bent u daadwerkelijk beschermd tegen slimme hackers? Zijn uw medewerkers alert op digitale gevaren? De meeste MKB'ers begrijpen dat het belangrijk is om veilig digitaal te werken. Maar weten niet hoe ze dit moeten organiseren.
Om MKB'ers antwoord te geven op al hun vragen organiseert KPN samen met de Business Partner in uw regio het event 'Digitale Veiligheid 3.0.'
Meld u hier aan
Over Maurice Veth
Bij Cisco is Maurice verantwoordelijk voor Collaboration Architectuur. Zijn expertisegebieden zijn Enterprise, Service Providers, Clouddiensten, Management, Coaching, Telecommunicatie en Collaboration.
- Auteur: Maurice Veth
