15 november 2016

Mobiele werkplek op maat voor monteurs

Voor veel organisaties is de overstap naar mobiele werkplekken een zinvolle stap. Ook voor Breman Installatiegroep, een groep bedrijven met in totaal ruim 230 servicemonteurs. Deze ‘mobiele taakwerkers’ rijden dagelijks voor service- en onderhoudswerkzaamheden van klant naar klant. In 2014 worden ze allemaal voorzien van een tablet, die hen bij alle taken helpt. Breman vroeg KPN Consulting een mobiele werkplek te ontwerpen die voldeed aan de functionele eisen van het bedrijf. Ate Siemensma, bedrijfsadviseur ICT van Breman, vertelt over de aanpak, het resultaat en samenwerking met KPN Consulting.

‘We wilden een compact en eenvoudig systeem dat onze monteurs overal en altijd ondersteunt’

Wat was voor jullie de aanleiding om KPN Consulting te kiezen?

‘We zochten allereerst een partner met kennis van zaken. KPN Consulting heeft verstand van mobiele werkplekken en hun plan van aanpak sprak ons aan. Van de plannen die waren ingediend was dit het meest realistische, vonden we. Daar komt bij dat we eerder met ze hebben samengewerkt bij de realisatie van nieuwe werkplekken op kantoor. De ervaringen die we toen hebben opgedaan, gaven ons het vertrouwen dat ze deze opdracht ook tot een goed einde zouden brengen.’

Wat was precies de opdracht aan KPN Consulting?

‘Onze wens was de monteurs te voorzien van een tablet die ze helpt bij al hun taken, bij de klant en onderweg. Van het checken van opdrachten in hun werkplanning en het starten van het navigatieprogramma voor de reis naar de klant tot het scannen van onderdelen die zij installeren, waarna die onderdelen automatisch op de elektronische factuur verschijnen. Die factuur ondertekent de klant vervolgens ook op het scherm van de tablet. We wilden een compact en eenvoudig systeem: alles wat onze mensen niet echt nodig hebben op de tablet, hoefde er ook niet op te komen.’

Wat heeft KPN Consulting precies gedaan?

‘KPN Consulting heeft een mobiele werkplek op basis van een tablet gebouwd, die volledig is afgestemd op het werk van onze 230 monteurs. De tablets zijn volledig geïntegreerd met ons ERP-systeem. Dankzij deze koppeling hebben de monteurs direct de beschikking over een digitale werkbon en worden zij door het navigatiesysteem automatisch naar het juiste adres gestuurd. Alle bedrijfswagens zijn hiervoor uitgerust met een dockingstation. Verder kunnen de monteurs via de appstore gebruikmaken van allerlei apps waarmee zij technische installaties kunnen programmeren en beheren. Bovendien is de tablet voorzien van een digitale kennisbank. Hiermee hebben de monteurs alle benodigde kennis altijd en overal beschikbaar voor hun werkzaamheden aan de installaties in woningen. Omdat we ook gebruik willen maken van de clouddiensten van Microsoft hebben ze ook een hybride koppeling aangelegd met onder andere Office 365 en Windows Intune. KPN Consulting heeft het functioneel ontwerp goed vertaald naar de inrichting van een tablet die precies doet wat hij moet doen.’

‘Door in Scrums samen te werken, konden we onze ideeën goed kwijt’

Hoe verliep de samenwerking?

‘Heel goed. Op basis van ons functioneel ontwerp ontwikkelde KPN Consulting een plan van aanpak om de mobiele werkplekken in een kort tijdsbestek operationeel te krijgen. Daarbij werd gewerkt met een agile projectaanpak: eerst werden ontwerppunten vastgesteld, waarna er in korte Scrum-sessies aan de applicatie gebouwd werd en de tussenresultaten werden gepresenteerd. Dat is een totaal andere aanpak dan wanneer je aan het begin al heel gedetailleerd vastlegt wat je eindresultaat moet zijn. Je hebt dan nauwelijks mogelijkheden om tussentijds bij te sturen, mocht dat nodig zijn. Door in Scrums samen te werken, konden de consultants onze ideeën goed kwijt. Dat werkte prettig. En snel, want ze zijn ruim binnen de planning gebleven. Om steeds op het juiste moment de juiste expertise te kunnen inzetten, had de projectleider van KPN Consulting een flexibel inzetbaar team van consultants op afroep beschikbaar.’

Hebben jullie gezamenlijke plannen voor de toekomst?

‘Ja, een logische vervolgstap is dat de monteurs volledig in de cloud gaan werken. Maar we kijken ook al verder naar de werkplek zoals die er over een jaar zal uitzien voor medewerkers met andere werkzaamheden. Dat doen we graag samen met KPN Consulting.’

‘De tablets zijn gekoppeld aan ons ERP-systeem én klaar voor de cloud’

Meer weten over mobiele taak- of kenniswerkers? Of andere vragen over de mobiele werkplek? Neem dan contact op.

Gerelateerde artikelen