Zo laat je hybride werken écht werken

Thuiswerken kan erg fijn zijn, ontdekten we in de coronaperiode. Je voorkomt files en houdt veel meer tijd over. Mensen willen dat graag vasthouden, ook nu ze weer terug naar kantoor mogen. Het hybride werken, met fiftyfifty op kantoor en thuiswerken, lijkt de ideale oplossing. Alleen moet je dat wel goed regelen. Wat zijn de belangrijkste valkuilen, hoe ontwijk je die en hoe kan technologie daarbij helpen?

In de coronaperiode zagen we al dat thuiswerken meer inhoudt dan alleen een laptop van de zaak. Want al snel ontstond er een onveilige warboel: mensen sloegen bedrijfsdocumenten op in privéclouddiensten, ergerden zich aan vastlopende online meetings en aan onduidelijke werkafspraken. Nu we een volgende fase ingaan, waarin steeds meer mensen óók weer op kantoor gaan werken, wordt duidelijk dat er een structurele en brede oplossing nodig is. Denk aan kantoren waar vergaderzalen ingericht worden op meetings waarbij de ene helft fysiek en de andere helft online aanwezig is. Of aan een netwerk dat al die uithuizigheid aan kan – want zowel de applicaties, als de medewerkers zijn nu niet meer standaard binnen het pand.


Whitepaper: Hybride werken écht laten werken

Thuis- en flexwerken laten we inmiddels prima werken. Nu is het tijd voor de volgende stap: hybride werken. Hoe pak je dat aan?

Download


Valkuil 1: Vergaderingen lopen rommelig

Vergaderingen zijn in polderend Nederland een essentieel onderdeel van de werkdag. Rommelige vergaderingen zorgen daarom voor een enorm productiviteitsverlies. Dat voorkom je door vergaderzalen ‘slim’ in te richten, met apparatuur waarmee alle deelnemers, ook de online, gelijkwaardig aanwezig zijn (denk aan een groot scherm op de wand en camera’s met sensoren die sprekers volgen). De vergaderzaal kan zelfs ‘meedoen’: door aan te kondigen dat de beschikbare tijd bijna voorbij is bijvoorbeeld, door op verzoek relevante cijfers te tonen, of door de vergadering op te nemen en te delen met collega’s die er niet bij konden zijn.

Valkuil 2: Securitybeleid beweegt niet mee

Nu de applicaties in de cloud staan en ook medewerkers de deur uit gaan, voldoet traditioneel securitybeleid niet meer. Daarom gaan steeds meer organisaties, KPN inclusief, over op zero trust-security. Dat betekent dat we, ook als collega’s netjes zijn ingelogd, we ze niet helemaal vertrouwen. Dit klinkt wellicht wat kil, maar hiermee vervangen we feitelijk gewoon de sociale controle in de fysieke werkomgeving. We volgen of dat wat een virtuele identiteit doet, overeenkomt met wat we van die identiteit mogen verwachten. Nu er zoveel op afstand wordt gewerkt, is het nou eenmaal moeilijker vast te stellen of iemand die ingelogd is ook echt je collega is. Met zero trust ondervang je dat.

Valkuil 3: Haperende verbinding ondermijnt motivatie

Wie kent het niet? Net als je in een online meeting je standpunten goed op een rij hebt gezet, zie je tot je schrik dat al je teamleden ‘bevroren’ zijn. Paniek! Veel mensen zullen in zo’n geval de tool waarmee ze videobellen, zoals Teams, de schuld geven. Maar in werkelijkheid ligt het vaak aan een netwerk dat niet toereikend is. Dankzij de inzet van software defined networking, aangevuld met andere netwerkdiensten, kunnen we het netwerk ‘slim’ maken. Zo kan het netwerk het dataverkeer controleren en kan het zelfs prioriteit toekennen aan bepaald dataverkeer en applicaties: samenwerkingstools kunnen dan bijvoorbeeld voorrang krijgen boven ander netwerkverkeer.

Valkuil 4: Mensen raken elkaar ‘kwijt’

Wees helder in de afspraken met je medewerkers. Bied je medewerkers de vrijheid om zelf te bepalen wanneer ze thuis en op kantoor werken? Dat is goed voor de motivatie. Zorg dan wel voor goede en breed gedeelde samenwerkingstools, inclusief aanwezigheids- en beschikbaarheidsinformatie. Tip: veel organisaties lijken er nu voor te kiezen om teams te verplichten minimaal één dag in de week tegelijk op kantoor te zijn. Dat is een mooie aanvulling op de online samenwerking en versterkt het sociale contact.

Brede aanpak werkt

Dat sociale contact is belangrijk voor mensen. Want hoewel 73% van de medewerkers blijvend meer thuis of op afstand wil werken, zegt nog altijd 67% meer behoefte te hebben aan persoonlijk contact. Iets dat prima te ondervangen is met de juiste technologie én goede afspraken, gecombineerd met een aangepast kantoor en de juiste ruimtes die in de nieuwe samenwerkingsbehoeftes voorzien. Met zo’n brede aanpak kom je er wel.

Wil je meer weten over succesvol hybride werken? Download dan de whitepaper: 'Hybride werken écht laten werken'.

Gerelateerde artikelen