3 maart 2016

De werkplek ‘toekomstproof’ - Deel 2

Hoe ziet onze werkplek er in 2017 uit? De experts zijn het erover eens: medewerkers worden nog flexibeler en bereikbaarder, wat in veel gevallen betekent dat de traditionele werkomgeving met een desktop-pc en een telefoontoestel plaatsmaakt voor mobiele apparaten. Niet verrassend misschien. Maar toch wil nog niet elk bedrijf eraan geloven. Dat is slechts een kwestie van tijd, zeggen Jeannine Peek, algemeen directeur van Dell Nederland, en Lucas Wensing, CEO van StartReady.

Skype for Business-specialist StartReady en technologieleverancier Dell leveren als zakenpartners wereldwijd Universal Communications-oplossingen aan bedrijven. Samen hebben zij de werkplek zien veranderen de afgelopen jaren. Waar gaat de ontwikkeling van the modern workplace naartoe volgens Jeannine Peek en Lucas Wensing?

Inloggen en aan de slag

Volgens Peek kun je op de werkplek van de toekomst, ongeacht je locatie of het device dat je gebruikt, aan de juiste informatie komen om je werk te kunnen doen. Hiervoor moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Peek: “Dit vraagt als eerste om een veilige werkplek. Security is dus heel belangrijk in deze ontwikkeling naar meer flexibiliteit en openheid. Daarnaast is gebruiksgemak essentieel. Ongeacht het device dat werknemers gebruiken, moet werken op dezelfde manier gaan. Ook thuis, waar mensen bijvoorbeeld werken met de tv als beeldscherm, of op de mobiele telefoon of laptop. Je zou niets moeten merken van de verschillen tussen apparaten. Inloggen is in de nabije toekomst voldoende om meteen aan de slag te kunnen.”

Communicatietechnologie onmisbaar

De rol van communicatietechnologie bij de verwezenlijking van dit ideaal is onmiskenbaar groot. Peek: “Communicatie wordt steeds belangrijker, omdat het samenwerking ondersteunt. Mensen werken steeds vaker op andere plekken dan kantoor, en dus zijn er middelen nodig waarmee we documenten kunnen delen, kunnen vergaderen of face-to-face kunnen praten. Dit moet in de toekomst normaal worden, maar dat kan alleen als organisaties het faciliteren. En de acceptatie van de benodigde techniek verschilt nogal tussen bedrijven. Bij Dell zelf bijvoorbeeld, een groot internationaal bedrijf, is communicatie cruciaal en kunnen we ons niet meer indenken dat we zonder Microsoft Lync werken. Maar dat is nog niet overal vanzelfsprekend.”

Veranderen is een kwestie van tijd

Lucas Wensing, CEO van StartReady, ziet in de praktijk hoeveel baat bedrijven hebben bij betere bereikbaarheid en geïntegreerde communicatie: 'Het huidige personeelsbestand van organisaties bestaat voor een steeds groter deel uit kenniswerkers. Zij zijn niet gebonden aan het "ouderwetse" kantoor. Sterker nog: zij willen overal en op elk moment van de dag kunnen werken en communiceren met collega’s of externen. Dit past volgens mij in een grotere, algemene ontwikkeling, waarin we een betere balans zoeken tussen werk en privé-activiteiten. Van 9:00 tot 17:00 achter een pc zitten is niet de effectiefste en meest wenselijke manier van werken gebleken. Het is UC-technologie die aan deze nieuwe behoeften van de werknemer kan voldoen en kan zorgen voor de transformatie naar het kantoor van de toekomst.'

Veel bedrijven zijn al bezig met deze transformatie, maar nog niet overal zijn al oplossingen als Lync en Skype for Business geïntroduceerd. Peek: 'Er zijn veel ‘traditionele’ bedrijven die nog steeds het liefst fysieke meetings organiseren en iedereen bij elkaar laten komen op één locatie. En dat terwijl dit tegenwoordig veel efficiënter kan. Verandering realiseren bij deze bedrijven is volgens mij een kwestie van tijd. Uiteindelijk zal iedere organisatie het nut gaan inzien van digitale communicatieplatformen.'

Leren van de consument

Zoals vaak met technologie, vormt de consumentenmarkt het voorland van de zakelijke gebruiker. Peek: 'De consument loopt in veel gevallen voorop. Zeker jongeren gebruiken vaak als eersten de nieuwste communicatiemiddelen. Bedrijven kunnen hiervan leren. Blijf naar deze trends kijken, dat is ook nuttig voor de ontwikkeling in de zakelijke markt.' Met Skype for Business, de nieuwste upgrade van Microsoft Lync, probeert Microsoft hierop te anticiperen en werk en privé dichter bij elkaar te brengen. Dit doet het onder de noemer Universal Communications (in plaats van Unified Communications). Wensing verwacht dat dit gevolgen heeft voor de moderne werkplek, die zich eigenlijk overal kan bevinden. 'Werken doen we overal, ook thuis. Hierdoor vervagen de grenzen tussen werk en privé, wat resulteert in een samensmelting van communicatie voor alle doeleinden. Skype is een tool die al tijden heel populair is voor privégebruik en nu wordt gecombineerd met zakelijke toepassingen in Skype for Business. Ik vind deze ontwikkeling naar nog meer integratie een verstandige zet van Microsoft. Mensen hebben hier behoefte aan, omdat het onze communicatie makkelijker en eenduidiger maakt.'

Bewustzijn en gebruik

Obstakels op weg naar het ideale kantoor zijn er nog wel. Hoe meer openheid er is, hoe groter de twijfels over de veiligheid van informatie. Een thema waar Dell zich voor inzet. 'Security blijft in alle gevallen wel heel belangrijk. Als we alle communicatie openzetten, moeten bedrijven oppassen. Zeker met de aanstaande invoering van de Meldplicht Datalekken. Onzorgvuldige omgang met data kan je als bedrijf duur komen te staan. Absoluut een aandachtspunt en voorwaarde met de opkomst van flexibele, open communicatie vanaf elke locatie en op elk device. Maar ik ben ervan overtuigd dat de techniek dit gaat oplossen', aldus Peek. 'Ook ik merk bij klanten dat veiligheid prioriteit heeft. Zeker nu zakelijke UC steeds meer gaat overlappen met consumenten-software. Gelukkig zijn er veel technieken om software te beveiligen. De mens zelf is uiteindelijk de zwakste schakel.'

De drempels op weg naar de optimale werkplek zitten dan ook meer in de mens dan in de techniek. Bewustzijn en gebruik zijn de toverwoorden. Bij StartReady krijgt het gebruik van technologie op de werkvloer en adoptie van oplossingen daarom extra aandacht. 'Adoptie van UC blijft een uitdaging voor bedrijven, omdat applicaties zoals Skype for Business het hele werkproces beïnvloeden', zegt Lucas Wensing. 'Begeleiding en training zijn noodzakelijk. Om dit zo efficiënt en leuk mogelijk te maken, werken we momenteel aan een serious game die adoptie van Skype for Business kan bevorderen.” Peek ziet ook dat het invoeren van nieuwe software, technologische hulpmiddelen en moderne manieren van werken niet vanzelf gaat: 'Het kost tijd om nieuwe technologie en werkwijzen in de hoofden van het management en de medewerkers te krijgen. De instroom van jonge mensen in de organisatie versnelt dit proces wel. Bedrijven kunnen niet anders dan meegaan in hun wensen, behoeften en gewoontes.'

Meer lezen?

Afgelopen week verscheen er een blog over de moderne werkplek in de visie van KPN. Volgende week deelt ook Microsoft haar visie op moderne, innovatieve werkplekken met Skype for Business.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden voor een moderne werkplek met Skype for Business in uw organisatie? Kom dan naar een kennissessie ‘Bereikbaarheid en samenwerken met Skype for Business’. Meer informatie en het aanmeldformulier vindt u hier.


Over Lucas Wensing

In 2008 richtte Lucas met zijn businesspartner StartReady op, dat uitgroeide tot een internationaal opererende onderneming die wereldwijd Skype4Business-oplossingen aan mkb en grote ondernemingen levert. Onder zijn begeleiding ontwikkelde StartReady diverse technologische UC-oplossingen, variërend van on-premise tot oplossingen gehost in de cloud. StartReady is kennispartner in de innovatieve productontwikkeling, implementatie en adoptie van Unified Communications-oplossingen. De organisatie is onafhankelijk en werkt op internationale basis samen met gerenommeerde partners.

- Auteur: Lucas Wensing

Gerelateerde artikelen