Zorginstelling kiest voor zorgeloos werken

RIBW Groep Overijssel werkt met Werkplek Online van KPN. De ruim 600 medewerkers kunnen op alle 40 werklocaties inloggen, waar en wanneer ze maar willen. Manager Automatisering en Informatisering Rick Sulman was nauw betrokken bij de keuze voor Werkplek Online van KPN: ‘ICT is niet onze corebusiness. Het was daarom een logische stap om onze ICT uit te besteden, maar wel aan het stuur te blijven.’

RIBW Groep Overijssel

RIBW Groep Overijssel is het resultaat van de bestuurlijke fusie tussen RIBW Zwolle en RIBW Twente. De afkorting staat voor Regionale Instelling Beschermende Woonvormen. Het merendeel van de 600 medewerkers begeleidt cliënten bij wonen, werk en welzijn, zoals bij de dagelijkse (huishoudelijke) taken of bij het oplossen van problemen op het gebied van sociale contacten, verslaving of financiën.

Fusie aanleiding voor andere inrichting ICT

De fusie was hét moment om te gaan nadenken over de inrichting van de ICT. Rick Sulman kijkt met tevredenheid terug op de keuze voor Werkplek Online: ‘Het is net zoals met stroom of water, dat haal je uit de muur of de kraan. Dat geldt wat mij betreft ook voor automatisering. Alle ICT-vraagstukken zijn de laatste jaren steeds complexer geworden. Bovendien hadden we te kampen met veel storingen. Dat zorgde voor veel irritaties bij de begeleiders. Met Werkplek Online hebben we nog wel de regie, maar hebben we geen zorgen meer over uitbreiding, onderhoud, licenties of beveiliging. Dat is het goede van dit concept.’

Meer flexibiliteit, minder zorgen en investeringen

Werkplek Online biedt RIBW optimale flexibiliteit. ‘Onze begeleiders’, vervolgt Sulman, ‘komen een paar keer per week op kantoor om hun patiëntendossiers en bijvoorbeeld e-mail bij te werken. Ze kunnen inloggen waar ze willen. En als er op een bepaalde locatie mensen bijkomen, dan heb ik zo extra online werkplekken geregeld. Dat geldt ook bij krimp in het aantal medewerkers. En ik hoef niet meer na te denken over investeringen voor bijvoorbeeld extra servers. Of over onderhoudsproblemen. Ik betaal per gebruiker een vast bedrag en dat is het.’

Betere ondersteuning van medewerkers

RIBW bepaalt via een eenvoudige toepassing zelf wat op de desktop staat en hoe het eruit ziet. Sulman heeft er daarbij bewust voor gekozen om de helpdesk in huis te houden. ‘We hebben een kleine telefonische helpdesk met mensen die de organisatie kennen. Zij kunnen vervolgens moeiteloos schakelen met de ondersteuning van KPN.’ Voor de manager breken andere tijden aan: ‘We gaan nu meer adviseren over hoe wij het onze medewerker en onze cliënten makkelijker kunnen maken via automatisering en informatisering. Ik kan me nu veel meer richten op de strategische ondersteuning van de organisatie.’

Raad van Bestuur snel overtuigd

De Raad van Bestuur van RIBW was snel overtuigd van de toegevoegde waarde van Werkplek Online. Sulman licht toe: ‘We lopen nu veel minder risico. Met de beveiliging van onze cliëntgegevens, maar ook de zekerheid dat het netwerk niet plat gaat. En wat straks ook waardevol wordt, zijn de strategische sessies die we hebben afgesproken met KPN. Daarin gaan we sparren over nieuwe ideeën en ontwikkelingen om onze ICT verder te verbeteren.

Meer over Werkplek Online