Vijf gouden tips

1. Maak optimaal gebruik van flexibele werkplekken

Met Het Nieuwe Werken heeft niemand één vaste werkplek maar kun je gebruikmaken van verschillende plekken zoals werk-, lounge- en stilteplekken. Het is daarom netjes om je geluidsniveau aan je omgeving aan te passen en een acceptabele ringtone te gebruiken.

Het reserveren van een vergaderzaal is niet altijd nodig als je creatief gebruikmaakt van andere soorten werkplekken. Ga je langer dan twee uur weg? Ruim dan je plek op zodat iemand anders er kan werken. Voor je persoonlijke zaken kun je een kluisje gebruiken.

2. Let extra op de veiligheid van informatie

Het is verstandig om te letten op wat je zegt, waar en tegen wie. Vertrouwelijke gesprekken kun je beter niet in open ruimtes voeren. Zorg er ook voor dat vertrouwelijke informatie (op papier of elektronisch) ook niet zomaar gekopieerd, gelezen of meegenomen kan worden. Wil je informatie weggooien? Gebruik dan de speciale papiercontainers en/of vernietig de informatie(drager).

Let erop dat je altijd via een veilige verbinding werkt en dat je antivirusprogramma’s gebruikt. Wil je vertrouwelijke informatie via e-mail versturen? Doe dat dan in versleutelde (encrypted) vorm. Vanzelfsprekend raden wij aan gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes geheim te houden en niet op te schrijven. Sluit je pc af en berg je laptop op als je vertrekt. Ga je lunchen of vergaderen? Vergrendel dan je pc of laptop. Pas deze regels ook toe als je thuis of op locatie werkt (bijvoorbeeld bij klanten).

3. Plan je werkzaamheden slim

Met Het Nieuwe Werken kun je flexibel met je tijd omgaan. Daarom is het handig om je werkzaamheden zo te plannen, dat je zoveel mogelijk effectieve werktijd hebt. Bijvoorbeeld door je werk daar te doen waar dat het meeste rendement oplevert. Of door afspraken op locatie buiten de spits te plannen.

Met Het Nieuwe Werken is het raadzaam om goede afspraken te maken over de gewenste output en de doelstellingen. Houd er rekening mee dat collega’s niet altijd van 9 tot 5 werken. Dus beoordeel anderen ook op basis van hun output.

4. Zorg dat je ‘in beeld’ blijft

Met Het Nieuwe Werken is het handig om bereikbaar en vindbaar te zijn. Gebruik een digitale agenda zodat collega’s afspraken kunnen plannen. Ook Wiki’s en Sharepoint-omgevingen zijn handig om informatie over te dragen en te delen.

Het is natuurlijk nog steeds belangrijk om voldoende aandacht te geven aan (nieuwe) teamleden en collega’s. Neem regelmatig de tijd om even bij te praten wanneer je op kantoor bent. Belangrijke informatie wordt namelijk ook vaak uitgewisseld bij de koffieautomaat of in de ‘wandelgangen’.

5. Ontdek de voordelen van nieuwe samenwerkingsvormen

Door Het Nieuwe Werken wissel je op nieuwe manieren informatie uit en werk je op andere plekken samen. Daar kunnen veel voordelen uit ontstaan, maar die moet je wel ontdekken. Bijvoorbeeld door eens op een andere locatie te werken te midden van andere collega’s. Op een flexplek kom je gemakkelijk in contact en leer je meer over de organisatie, de klanten en je collega’s. Of vergader eens via videoconferencing of Office Communicator. Dit kan met veel mensen tegelijk en scheelt bovendien veel tijd.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Het Nieuwe Werken? Neem dan contact op met KPN.