Wat vragen we van onze leveranciers

Voorwaarden

Algemene inkoopvoorwaarden
De algemene inkoopvoorwaarden van KPN zijn de basis van de (mantel) contracten. Hierin worden voorwaarden gesteld voor de leverancier en voor producten en diensten die worden ingekocht, inclusief voorwaarden met betrekking tot MVO.

Gedragscode voor leveranciers
In onze gedragscode voor leveranciers hebben we sociale en milieueisen vastgelegd voor leveranciers. Deze code is gebaseerd op het Handvest van de Verenigde Naties en de kernverdragen van de International Labor Organisation (ILO). De code bevat voorwaarden over mensenrechten, arbeidsomstandigheden, privacy, veiligheid, milieu, omkoping en fraude. Alle leveranciers van KPN moeten aan de gedragscode voor leveranciers voldoen. De code is onderdeel van de Algemene Inkoopvoorwaarden en het standaardcontract voor leveranciers. Leveranciers met lopende contracten waar de code geen onderdeel van is worden gevraagd om de code apart te ondertekenen.

Audits en compliance

Hoge-risicoleveranciers wordt gevraagd om een ‘self-assessment’ te doen via E-TASC, het wereldwijde auditsysteem voor leveranciers in de ICT-sector. Op verzoek van KPN moet de leverancier zich aanmelden bij E-TASC en de Corporate Questionnaire invullen. Deze vragenlijst bevat vragen over de karakteristieken van het bedrijf en het sociale en milieubeleid. De antwoorden geven een gedetailleerd beeld van de risico’s van een leverancier. Als een leverancier zich eenmaal heeft aangemeld bij E-TASC, geldt dit beeld voor al zijn ICT-klanten die ook bij E-TASC zijn aangesloten. Zo blijven de auditkosten en -tijd beperkt.

Als de antwoorden op de vragen in de Corporate Questionnaire daar aanleiding toe geven, wordt leveranciers gevraagd om ook de Facility Questionnaire in te vullen. Dit is een gedetailleerdere vragenlijst die per productielocatie wordt ingevuld. Zo worden risico’s van een leverancier nog beter zichtbaar.

Op basis van de Facility Questionnaire kunnen verschillende acties worden genomen:

De inkoper van KPN houdt intensief contact met de leverancier over de te nemen stappen.

In aanvulling op E-TASC worden controles bij leveranciers uitgevoerd. Dit doen we in de Joint Audit Cooperation (JAC), samen met Belgacom, Deutsche Telekom, France Telecom, Telecom Italia, Swisscom en Vodafone.

Wat is JAC?
De JAC is een samenwerkingsverband van telecombedrijven dat zich ten doel stelt om de implementatie van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) binnen de productiecentra van de belangrijkste ICT-multinationals te controleren, beoordelen en verder te ontwikkelen. JAC-leden beschikken over gemeenschappelijke hulpmiddelen en wisselen beste praktijken uit om MVO op internationaal niveau in de verschillende lagen van de ICT-keten duurzaam te implementeren.

Wie zijn de leden van de JAC en hoe kunt u lid worden?
De JAC is in januari 2010 opgericht door Deutsche Telekom, France Telecom en Telecom Italia middels ondertekening van een memorandum van overeenstemming. In deze overeenkomst hebben de eerste leden het auditproces en de auditinstrumenten vastgelegd. In juni 2010, tijdens de eerste JAC-campagne, is met de implementatie hiervan begonnen.
In 2011 hebben nog vier telecombedrijven zich bij de JAC aangesloten: Belgacom, Deutsche Telekom, France Telecom, KPN, Swisscom, Telecom Italia en Vodafone. Hiermee is het ledenaantal op zeven gekomen.

Telecombedrijven die zich willen aansluiten bij de JAC moeten aan de volgende eisen voldoen. Een JAC-lid:

Er zijn geen lidmaatschapskosten verschuldigd.

Hoe werkt de JAC?
Het JAC-proces is een gecoördineerd on-site auditprogramma op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) dat is gebaseerd op een gangbare verificatie-, beoordelings- en ontwikkelingsmethode en dat tevens de nacontrole van verbeterplannen omvat. Ieder lid is, namens de andere leden, verantwoordelijk voor het op eigen kosten laten uitvoeren van een volledig auditproces bij leveranciers die vooraf gelijkelijk zijn verdeeld over de JAC-leden.

Voor de on-site auditwerkzaamheden gelden de volgende richtlijnen:

De JAC-leden komen wekelijks bij elkaar om de auditagenda vast te stellen,de auditrapporten te valideren en controles naar aanleiding van verbeterplannen te bespreken. Tijdens deze regelmatige bijeenkomsten worden beste praktijken uitgewisseld, wat een positieve uitwerking heeft op de optimalisatie van de MVO-onderzoeken en de effectiviteit van het JAC-initiatief. Tweemaal per jaar komt de stuurgroep van de JAC, die bestaat uit directeuren van de respectieve MVO- en inkoopafdelingen, bijeen om de resultaten van de auditcampagne te bespreken en beslissingen te nemen over vervolgstappen.

Wat zijn de JAC-voordelen?
De werkzaamheden van de JAC leiden tot kosten- en procesoptimalisatie voor zowel leveranciers als telecombedrijven:

Wat zijn de JAC-resultaten?
De eerste JAC-auditcampagne werd in juli 2010 uitgevoerd. Tot december 2011 zijn 33 audits uitgevoerd bij ICT-leveranciers in China, Taiwan, India, Japan, Zuid-Korea, Oost-Europa en Zuid-Amerika, waarbij in totaal 155.000 medewerkers betrokken waren. Tijdens deze onderzoeken zijn 4.000 vragen gesteld. Er werd een beperkt aantal gevallen van niet-overeenstemming aangetroffen en verschillende soorten gevallen van niet-nakoming. De meeste daarvan hebben betrekking op werkuren, gezondheid, veiligheid en lonen. Er werden een paar gevallen van discriminatie en kinderarbeid ontdekt.
De tijd die werd gegeven voor het opheffen van niet-nakoming verschilt per geval. Met name voor het oplossen van overtredingen op het gebied van de werkuren (de limieten gelden voor zowel reguliere werkuren als overuren) moet enkele maanden worden uitgetrokken vanwege de invloed hiervan op het personeelsbeheer.

De meeste leveranciers gingen akkoord met deelname aan het JAC-initiatief, maar enkele grote ICT-multinationals hebben aangegeven dat ze afwijzend staan tegenover een audit. Dit is opgepakt door de JAC-leden en zij proberen deze tijdelijke terughoudendheid weg te nemen.

Door de uitbreiding van drie naar zeven telecombedrijven heeft de JAC zijn werkterrein kunnen uitbreiden van 30 naar 64 leveranciers. Daarnaast maakt het verdergaande samenwerking met de leveranciers mogelijk, zodat duurzame oplossingen voor MVO-kwesties gerealiseerd kunnen worden en MVO-normen voor andere lagen van de keten ontwikkeld kunnen worden. Andere Europese telecombedrijven worden van harte uitgenodigd om zich bij de JAC aan te sluiten.

Daarnaast hebben we voor hardwareleveranciers en de inkoop van diensten de SustainabilityTool ontwikkeld. Deze tool informeert naar energieverbruik, recyclebaarheid, verpakkingen en grondstofverbruik van door hardwareleveranciers aangeboden producten. De SustainabilityTool wordt standaard ingezet bij de inkoop van producten. Leveranciers zijn verplicht erop te reageren. Zo weet een leverancier dat we zijn inschrijving ook op basis van duurzaamheidsaspecten beoordelen. Omdat modems, televisies en andere klantapparatuur bijna 0,5% van het Nederlandse elektriciteitsverbruik voor hun rekening nemen, kunnen wij een significante bijdrage leveren aan energiebesparing bij klanten.

Alle strategische en voorkeursleveranciers worden beoordeeld op de key performance indicators (KPI’s) en strategische performance indicators (SPI’s) die zijn vastgelegd in het contract met KPN. Een goede en wederzijdse vertrouwensrelatie met onze strategische leveranciers is essentieel. Daarom evalueren we jaarlijks hoe onze leveranciers over ons denken, en waar en hoe wij ons als opdrachtgever kunnen verbeteren. Daarnaast evalueren we hoe wij de prestaties van onze leveranciers ervaren. Onderwerpen die bij deze evaluatie aan bod komen, zijn innovatief vermogen, communicatie, expertise en kwaliteit. De resultaten van de beoordeling van leveranciers worden besproken in de kwaliteitsmanagement board van KPN en de inkoopteams. Per strategische leverancier is er een inkoopteam. Als de resultaten niet voldoende zijn, wordt er samen met de leverancier een verbeterplan opgesteld.