Hoe wij werken

Inkoopbeleid
Met ons inkoopbeleid steunen we de strategische doelen van KPN. De speerpunten van het inkoopbeleid van KPN zijn: continuïteit (zowel van dienstverlening als van de relatie met leveranciers), informatiebeveiliging en beheersing van risico’s. Deze aspecten zijn onderdeel van onze algemene inkoopvoorwaarden, die de basis vormen van onze contracten met leveranciers.

Om onze keten goed te kunnen beheren, maken we gebruik van leverancierskwalificatie, waarbij we het aantal leveranciers beperken en voornamelijk met voorkeursleveranciers samenwerken. Met deze voorkeursleveranciers hebben we een (mantel)overeenkomst en een samenwerkingsrelatie waarin we hen uitdagen en helpen om met innovatieve en duurzame oplossingen te komen. Ongeveer 85% van ons inkoopvolume besteden wij op dit moment uit bij onze voorkeursleveranciers.

KPN heeft in zijn inkoopbeleid de belangrijkste risico’s in de keten benoemd. Deze zijn gebaseerd op risicobeoordelingen van zowel financiële, sociaal-ethische als milieuaspecten. De belangrijkste financiële risico’s zijn continuïteit, kwaliteit van dienstverlening en het voldoen aan wet- en regelgeving. De belangrijkste sociaal-ethische risico’s zijn kinderarbeid, arbeidsomstandigheden en werknemersrechten. De belangrijkste milieuaspecten vinden wij energie, verpakkingen, het gebruik van grondstoffen en recycling. Daarnaast is informatiebeveiliging een belangrijk risico voor KPN. Deze risico’s zijn onderdeel van de algemene inkoopvoorwaarden en de gedragscode voor leveranciers, en worden in de selectie en beoordeling van leveranciers meegenomen.

Inkoopproces
Alle inkoopovereenkomsten zijn gebaseerd op de algemene inkoopvoorwaarden van KPN. Hierin zijn ook voorwaarden opgenomen met betrekking tot duurzaam inkopen. KPN stimuleert al zijn leveranciers om maatschappelijk verantwoord te produceren. Dit is vastgelegd in onze gedragscode voor leveranciers die alle leveranciers moeten naleven. In onze gedragscode voor leveranciers hebben we sociale en milieueisen vastgelegd voor leveranciers. Deze code is gebaseerd op de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties en de kernverdragen van de International Labour Organization (ILO). De code bevat voorwaarden over mensenrechten, arbeidsomstandigheden, privacy, veiligheid, milieu, omkoping en fraude. De code is onderdeel van de algemene inkoopvoorwaarden en het standaardcontract voor leveranciers en is van toepassing op de hele KPN Groep. Leveranciers met lopende contracten waar de code geen onderdeel van is worden verplicht om de code apart te ondertekenen.

Met voorkeursleveranciers worden key performance indicators (KPI’s) en strategische performance indicators (SPI’s) afgesproken. De KPI’s omvatten indicatoren als leverbetrouwbaarheid en servicekwaliteit. SPI’s richten zich op innovatie en MVO. Het contract geldt als het juridische raamwerk voor de samenwerking van KPN en de leverancier. In een aanvullende specificatieovereenkomst worden technische en functionele specificaties opgenomen voor de dienst die of het product dat wordt geleverd door de leverancier. Hierin worden ook duurzaamheidspecificaties beschreven.

Binnen onze groep leveranciers hebben we specifieke risicoleveranciers qua milieu en MVO geïdentificeerd: bedrijven uit lagelonenlanden in Azië, Afrika, Oost-Europa en Midden- en Zuid-Amerika. We beschouwen die als risicoleveranciers, omdat goede arbeidsomstandigheden, milieubescherming en het naleven van mensenrechten in deze landen niet vanzelfsprekend zijn. We onderscheiden hoge-risicoleveranciers en middelhoge-risicoleveranciers. Hoge-risicoleveranciers produceren in lagelonenlanden. Middelhoge-risicoleveranciers verlenen diensten in of vanuit lagelonenlanden. Deze groep risicoleveranciers is verantwoordelijk voor 55 procent van onze inkoopbestedingen en levert voornamelijk netwerkapparatuur, computers en software.

Inkooporganisatie
Bij KPN is leveranciersbeleid en leveranciersmanagement centraal georganiseerd bij de Corporate Procurement Office (CPO). De Corporate Procurement Officer leidt de CPO en rapporteert aan de CEO. De CPO is georganiseerd in zes inkoopcategorieën en is de interne businesspartner voor alle bedrijfsonderdelen.
Om duurzaam inkopen systematisch te waarborgen, hebben we een stuurgroep Duurzaam Inkopen voor de gehele KPN Groep, met de corporate procurement officer als voorzitter, die rechtstreeks aan de Raad van Bestuur rapporteert. Naast inkoopprofessionals van KPN zijn in deze stuurgroep ook verkoopmanagers en productontwikkelaars van de verschillende bedrijfsonderdelen vertegenwoordigd. Op deze manier zorgen we dat de aandacht voor energie en andere duurzaamheidsaspecten door de hele keten is gewaarborgd.

Samenwerkingsverbanden
KPN neemt in het kader van het inkoopbeleid actief deel aan nationale en internationale netwerken en overleggen om de impact te versterken en om ervaringen en ideeën te delen:

Leveranciersdialoog
We communiceren op verschillende manieren met onze leveranciers. Voor een deel doen we dat via onze reguliere communicatiekanalen, zoals websites, klantenmagazines en klantcontacten, maar ook organiseren we dialoogsessies waarbij KPN in gesprek gaat met leveranciers en andere belanghebbenden.